「シフト作成にかける時間を減らしたい」

「シフト管理において考慮すべき事項が煩雑化しているが、どうしたら良いかわからない」

このようにお考えの総務や人事の業務担当の方はいらっしゃいませんか。

そのお悩み、IT導入補助金を活用し、ITツールを導入することで解決可能かもしれません。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々のシフト作成業務に関するお悩み解決（人的ミス削減、省力化、業務効率化、法令遵守）につながるITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。

こうしたITツールは、一般的に「シフト作成ツール」「シフト作成システム」などと呼ばれていますが、その有する機能はメーカーごとに多岐にわたります。

そこでこの記事では、ITツールを導入したい事業者の方に対しては、シフト作成ツール（シフト作成システム）が持つ主な機能やメリットについて、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どのような機能があればIT導入補助金の対象となり得るのか、解説していきたいと思います。

シフト作成ツール（シフト作成システム）の機能

シフト作成ツール（シフト作成システム）とは文字どおりシフトを作成したり、シフトに関する様々な管理を効率的に行うことができるシステムやソフトのことを言います。

具体的にどのようなことができるかはメーカーにより様々ですが、一般的には次のような機能を有していることが多いです。

シフト自動作成

シフト作成ツールの代表的な機能の一つが「シフトの自動作成」です。

システム上に搭載されたAI技術により、設定した条件に合わせてシステム上でシフトを自動で作成できるため、作業時間の大幅な短縮に役立ちます。

また、手作成で生じがちな入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、労働生産性向上にも寄与します。

シフト回収・共有

シフト作成にあたり、まず発生する工程が従業員からシフトを集めることですが、紙の希望表などを使用すると一人一人から用紙を回収した上でそれらを管理する、という工数が発生します。

また、シフト完成後の共有においても、紙ベースで管理している場合は従業員全員分のシフトを印刷し、配布するというケースが大半ですので、その分の人的コストはもちろん、用紙代や印刷代などもかさんでしまう、という状況になります。

そこで、シフト作成ツールのシフト回収・共有機能を活用することで、アプリやスマートフォンなどから各自システム上でシフトを提出することが可能になるため、「全員分のシフトを回収する」という従来の手間を大幅に削減することができます。

また、作成したシフトもシステム上で一括共有できるため、「シフトを印刷し従業員に配る」という作業を行う必要もなくなり、省人化や紙代、印刷代の削減にも繋がります。

人員配置

シフト作成においては「どの時間帯に何人必要か」「スキルのあるベテランや資格保有者がバランスよく配置されているか」など考慮しなければならない事項が多く、手作業でこれらを勘案しようとすると時間もかかり、また反映漏れなどの人的ミスも招きかねません。

しかし、人員配置機能を活用すればあらかじめシステム上に登録した情報（必要な人数や従業員ごとのスキルなど）をもとにスタッフの割り当てを自動で行えるため、人数の過不足や作成者側の確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、労働生産性向上に役立ちます。

この人員配置機能にはAIが活用されていることが多く、これまで人力で対応していたスタッフの割り当てもAIによる技術で高精度に行うことが可能です。

外部システム連携

外部システム連携もシフト作成ツールが持つ機能の一つです。

勤怠管理システムや給与計算システムなど自社で使っている他のツールと連携できる場合が多く、

• 勤務実績をシフトと照合して確認する手間が無くなる
• シフトが自動反映されるため出力などがしやすくなり、給与計算が簡素化される

など、連携したツールの特性に応じた効果を期待できるため相乗的な労働生産性向上を見込むことができます。

欠員募集

欠員募集機能では、欠員が生じた際に他の従業員への出勤依頼をシステム上で行うことができます。

ツールにてスタッフに対して一斉募集をかけられるため、「欠員を補充するために従業員に個別で連絡をする」といった工数や時間を削減することが可能です。

また、複数の店舗を運営している事業者の場合は、システムによっては他店舗へも出勤要請できるものもあり、「他店に電話やメールでヘルプを頼む」というプロセスを省くことができるため労働生産性の大幅な向上に繋がります。

法令遵守サポート

従業員の勤務においては「休日数や労働時間が法定のものに準じているか」「外国人留学生の労働時間が週28時間を超えていないか」「高校生が22時以降に勤務していないか」など、法令を踏まえたシフト作成を行う必要があります。

しかし、労働時間や法令の管理は一般的に複雑化しがちであるため、「確認ミスで規定を超えた労働をさせてしまう」「知識不足のため最新の法令を把握できていなかった」など、意図せずして法令に反してしまう恐れもあります。

そこで、法令遵守をサポートできるシフト作成ツールを使用することで、システム上で自動的に最新法令への対応が可能になるため、法令違反するリスクを低減させたシフト作成を行えるようになります。

システムによってはAI機能により「法令違反をしている、もしくは違反している可能性がある」シフトを通知できるものもあるため、ミスの早期防止や管理者側のナレッジ向上にも役立ちます。

IT導入補助金の対象となるシフト作成ツールの要件

IT導入補助金で申請対象となるシフト作成ツールの要件として、IT導入支援事業者が提供し、かつ事務局に事前登録されたものでなければならない、という大前提があります。

「シフト作成ツールであれば、何でもIT導入補助金で申請できる！」というわけではありませんのでご注意ください。

なおIT導入支援事業者とは、IT導入補助金の事務局からあらかじめ審査を受け、登録されたITツールのベンダー・サービス事業者のことをさします。

ITツールとしての登録要件

ITツールの登録においても、「どんなITツールでも登録できる」というわけではなく、

ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領で定義されているプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）の中のいずれか１つ以上に該当しなければならない、という要件があります。

また、実際に補助金申請を行う際は、汎用プロセスだけでソフトウェアの申請を行うことはできないため、基本的には「業務プロセス」の1つ以上に該当する必要がある、ということになります。

シフト作成ツールの補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金におけるシフト作成ツールは、通常枠（1プロセス以上）に該当します。

※通常枠（4プロセス以上）に関しては前述の「該当するプロセス数」が4種類以上である必要があるため、シフト作成ツールで対象になるケースはほとんど発生しないと考えられます。

なお、通常枠（1プロセス以上）の補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内です。

補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、また導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）が挙げられます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事では、シフト作成に関するお悩み解決（人的ミス削減、省力化、業務効率化、法令遵守）につながるITツールとして、シフト作成ツール・シフト作成システムを導入したい事業者の方に対しては、どういった機能や利点があるのか、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、IT導入補助金の対象になるにはどのような機能が必要なのか、ご紹介しました。

ただ、IT導入補助金の申請やITツールの登録に関しては、他にも様々な要件や注意点があります。

新規でIT導入補助金の申請をご希望の事業者様や、ITツールの登録をお考えのITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人にご相談ください。

G1行政書士法人では、IT導入補助金の交付申請、採択後の実績・効果報告から、IT導入支援事業者・ITツール登録からまで、豊富な実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき幅広いサポートを行っています。

交付申請時の申請内容作成サポートから各種申請前の注意点・手続き説明まで、きめ細やかに対応いたします。