「社用車やトラックの運行管理に関する業務を効率的に行いたい」

このような課題を抱えている事業者様はいらっしゃいませんか。

そのお悩み、IT導入補助金の活用によるITツールの導入で解決可能かもしれません。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の運行管理の業務改善に関する課題解決（業務効率化、省人化、作業負担軽減）に役立つITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。

このようなITツールは、一般的に「運行管理システム」などと呼称されることが多いですが、その機能はメーカーごとに様々です。

そこでこの記事では、ITツールを導入したい事業者の方に対しては、運行管理システムが保有する機能の概要やメリットについて、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どのような条件を満たせばIT導入補助金の登録対象となり得るのか、解説いたします。

運行管理システムの機能

運行管理システムの主な機能は、下記のようなものとなります。

• 運行管理機能
• 配車管理機能
• 動態管理機能
• 安全運転管理機能
• 運転日報作成機能
• 分析、レポート作成

運行管理機能

運行管理機能では、蓄積したデータベースをもとに作成されたシミュレーションによって運行計画を立てることができます。

通常運行計画は運行経路や走行時間を考慮して策定する必要があり、ノウハウが求められることから計画策定業務が属人化したり、工数がかさむ傾向にあります。

そこでこの運行管理機能を活用することで、システム上にて合理的な運行計画を自動作成することが可能になるため、業務の効率化に大きく役立てることができます。

配車管理機能

配車管理機能とは、ツール上のシミュレーションを用いて車両の能率的な割り当てや、管理を行うことができる機能です。

どの車をどのように運用するかといったことを考える手間を省けるのはもちろんのこと、過剰な配車の防止に繋がることから経費も抑えられるため、生産性向上に繋がります。

動態管理機能

運行中においては、思いがけない事故や渋滞に巻き込まれる可能性もありますが、そのような時にドライバーが今どこにいるのかを逐一確認したうえでルートを再考するのは骨が折れます。

動態管理機能では、運転手の現在地を交通情報とともにシステム上で把握することができるため、問題が発生した際も瞬時に別の経路で走行するようドライバーへ指示を出すことが可能になり、トラブルに対する迅速な解決や運送業務の遅延防止に寄与します。

安全運転管理機能

運行業務においてドライバーの安全確保は必要不可欠ですが、安全運転管理機能では、そのための対策を効率的に講じることが可能です。

ドライバーの運転時の傾向や習慣をシステム上で把握できるため、運転手一人一人に合わせた運転指導を適切に行うことができ、事故の未然防止や安全対策に大きく役立ちます。

運転日報作成機能

日報作成機能では、ドライバーの日報作成業務を効率化することができます。

「どこから出発したか」「目的地」「走行した距離」「ETCを使っている場合はその情報」など、各種データをシステム上で自動反映できるため日報作成が容易になり、日報の記入にかける手間やドライバーの負担を軽減することができ、労働生産性向上に繋がります。

分析、レポート作成

分析、レポート作成機能では、システム上に集積された運行に関する情報やデータを分析し、それらをレポートとして作成することができます。

業務に無駄が無いかをデータですぐに確認し、またレポートとして抽出できるため、運行状況を可視化しやすくなり、より能率的な運行に活かすことができます。

IT導入補助金の対象となる運行管理システムの要件

IT導入補助金で申請対象となる運行管理システムの要件として、IT導入支援事業者が提供し、かつ事務局に前もって登録されたものでなければならないという大前提があります。

このIT導入支援事業者とは、IT導入補助金の事務局の審査をあらかじめ受け、登録されたITツールのベンダー・サービス事業者のことを言います。

ITツールとしての登録要件

ITツールをIT導入補助金で利用できるようにするための登録要件としては、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領で定められているプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）のうち、いずれか１つ以上に当てはまる必要があります。

また、実際に補助金申請を行う際は、汎用プロセスのみで申請をすることはできないため、実質的には「業務プロセス」の1つ以上に当てはまらなければならない、ということになります。

運行管理システムの補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金における運行管理システムは、通常枠に該当します。

通常枠は、補助額が5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内と設定されており、これは例えば200万円のITツールを利用したい場合、最大100万円まで補助金を交付してもらえる、ということになります。

補助対象経費としては、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）が挙げられます。

まとめ

今回は、社用車やトラックの運行管理のお悩み解決に役立つITツールとして、運行管理システムを導入したい事業者の方に対しては機能や利点の概要について、また運行管理システムを販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どういった機能があればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、ご紹介しました。

ただ、IT導入補助金の申請やITツールの登録に関しては、この記事だけでは説明しきれない様々な要件や注意点が他にも存在します。

これから補助金の申請をご希望の事業者様や、ITツールの登録をお考えのITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人までご相談ください。

G1行政書士法人では、IT導入補助金の交付申請はもちろん、採択後の実績・効果報告、IT導入支援事業者・ITツール登録など、多数の実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき幅広いサポートを行っています。

各種申請前の注意点・手続き説明から、交付申請時の申請内容の作成サポートまで、きめ細やかなフォローが可能ですので、お気軽にご連絡ください。