IT導入補助金のIT導入支援事業者(ITベンダー)と申請者をサポート

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【IT導入補助金2024】実例からまとめた申請書の書き方、注意点

【まだ間に合う!】IT導入補助金での申請書の書き方

IT導入補助金の申請書を初めて書く方や、その支援をされるIT導入支援事業者の方にとって、申請書の内容や書き方は、事前に把握しておきたいところでしょう。

全体の流れや申請画面のイメージは、公式サイトの手引きにも記載がありますが、実際に中身を作っていくにあたって、具体的に何を書いたらいいのか、どんな点に注意したらいいのかということは、経験者でなければ分かりづらいと思います。

そこで今回は、過去4,451件の申請サポート経験・実例に基づき、G1行政書士法人の申請サポート担当者が、IT導入補助金申請書の書き方について解説します!

導入補助金の申請書のポイント

細かい書き方の前に、おさえておきたいIT導入補助金の申請書全体のポイントは、以下の3点です。

  1. オンラインで作成・提出
  2. IT導入支援事業者と一緒に作成
  3. 申請枠・類型によって内容が異なる

オンラインで作成・提出

IT導入補助金の申請書は、作成から提出まで、全てオンライン上で完結します。

自社専用の「申請マイページ」を開設し、そこに提示された設問に回答していく形で、申請情報を入力し、提出します。

手続き上はシンプルですが、申請者本人以外が悪用しないよう、事前に「gビズID」という事業主向け認証IDの取得が必要になっていたり、入力都度そのIDを求められたり、最終提出前に本人確認(SMS認証)が必要になっています。

もし第三者から何らかの補助を受ける場合であっても、入力は必ず、申請者本人が行うようにしてください。

IT導入支援事業者と一緒に作成

IT導入補助金は、申請者だけで申請手続きを進めることができません。

ITツールの提供を行う「IT導入支援事業者」と連携して、作成・提出を行う必要があります。

申請書作成の全体の流れは、下記のように、交互にやり取りしながら進めていくようになっています。

  1. IT導入支援事業者:申請マイページ招待
  2. 申請者:申請マイページ開設、情報入力
  3. IT導入支援事業者:ITツール等の情報入力
  4. 申請者:情報入力・宣誓、SMS認証・提出

申請枠・類型によって内容が異なる

IT導入補助金の申請書の入力項目は、申請枠・類型によって異なります。

大まかな構成としては、会社の基本情報、経営状況、ITツールの情報、ITツール導入後の計画数値という形で共通しますが、それらに関する細かい設問項目や回答のしかたが異なります。

そもそも申請枠・類型によって、補助金自体の事業目的が異なるため、審査の観点や加点となる項目も別々に設定されています。

こうした違いを十分に理解し、各項目の内容を作成していくことが重要です。

申請書作成のための事前準備

申請書作成には、事前に準備すべき書類や行わなければならない手続きがあります。

いざ申請情報を入力しようという段階になって、先に進めなくなることのないように、予め準備を済ませておきましょう。

GビズIDの取得

GビズIDとは、ひとつのIDとパスワードで、複数の行政サービスを利用できる法人・個人事業主向け共通認証システムの事で、2020年4月より一部の手続きの電子申請が義務化された事に伴って導入され、様々な電子申請を可能にしてきました。

IT導入補助金では、このGビズIDのうち、「gBizIDプライム」という種類のID取得が必要です。

申請方法は書類郵送とオンライン申請の二種類があります。

マイナンバーカードとスマートフォン、パソコンがあれば、オンライン申請が可能で、最短即日発行となっています。郵送の場合は、発行まで1週間程度です。

GビズIDの詳細は下記の記事もご覧ください。

【GビズIDとは?】取得方法や種類・ログイン方法を解説!

SECURITY ACTION自己宣言IDの取得

IT導入補助金の申請書には、「SECURITY ACTIONの自己宣言ID」が必要です。

SECURITY ACTIONとは、中小企業や小規模事業者が情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する制度です。自己宣言は、専用サイトの案内に従ってオンライン上で行います。

セキュリティ対策の宣言というと、難しく感じられる方も多いかと思いますが、具体的に取り組むべき内容は、専用サイト上に2段階で示されています。

その段階に応じて、SECURITY ACTION★一つ星と★★二つ星を取得することができますが、IT導入補助金の申請にあたっては、どちらを選択しても構いません。

手続きが完了すれば、4から始まる11桁の自己宣言IDを取得することができます。

みらデジ経営チェックの実施

みらデジ経営チェックは、中小企業庁の事業で運営されるポータルサイト上のオンラインチェックツールで、簡単な設問に回答することで、同業他社と比較した経営課題やデジタル化の進捗度などを把握し、経営課題をデジタル化により解決することをサポートするものです。

この手続きは2023年度に新たに追加されたプロセスで、IT導入補助金2024においては通常枠で必須、インボイス枠とセキュリティ対策推進枠で加点項目になっています。

みらデジ経営チェックをIT導入補助金の申請情報と紐づけるには、前述のgBizIDプライムが必要です。

IT導入補助金の申請マイページ開設に使用したものと同じgBizIDプライムIDを、みらデジ経営チェックにも連携させることで、紐づけ完了です。

必要書類の取得

申請者の実在や事業実態を証明するものとして、必要な書類が定められています。代替書類は一切認めらず、要件の漏れや不備があれば差し戻しや不採択の原因になりますので、余裕を持って正しい書類を準備しておきましょう。

必要な書類は、法人・個人事業主で種類が異なります。

法人

  1. 履歴事項全部証明書:交付申請日から遡って3カ月以内に発行されたもの
  2. 納税証明書(その1またはその2):税務署で発行された、税目が「法人税」のもの、直近1期分

個人事業主

  1. 本人確認書類:以下のいずれか
    • 運転免許証:交付申請日が有効期限内のもの、裏面に変更履歴が記載されている場合は裏面も必要
    • 運転経歴証明書
    • 住民票:交付申請日から遡って3カ月以内に発行されたもの
  2. 納税証明書(その1またはその2):税務署で発行された、税目が「所得税(申告所得税及び復興特別所得税)」のもの、直近1期分
  3. 確定申告書の控え:下記のいずれかの方法により税務署が受領したことが分かる、直近の確定申告書
    • 「確定申告書 第一表の控え」に収受日付印が押印されていること
    • 「確定申告書 第一表の控え」に受付番号と受付日時が印字されていること
    • 「確定申告書 第一表の控え」と「受信通知(メール詳細)」が添付できること

必要書類に関する注意点やよくある不備の例は、下記をご参照ください。

IT導入補助金の申請書の書き方

ここからは、申請書本体の内容について見ていきましょう。

申請書の内容は、申請枠・類型によって異なりますが、ここでは申請件数の多い「通常枠」「インボイス枠(インボイス対応類型)」の内容に基づいて記載しています。

IT導入支援業者による申請マイページ招待

IT導入補助金の申請書作成は、IT導入支援事業者が申請者に対して、「申請マイページ招待」を行うことから始まります。

IT導入支援事業者が申請マイページ招待を行うと、IT導入補助金事務局から申請者あてに、招待のメールが送られます。

Step1 申請者による入力

1. 申請マイページの開設

招待メールに記載されているURLをクリックすると、GビズIDでのログインを求められます。取得済みのgBiz IDプライムIDを使ってログインし、申請マイページを開設します。

2. 基本情報入力

基本情報は、法人か個人かで若干異なりますが、事業者名や本店所在地、業種コード、設立年月日、資本金、店舗・事業所数、事業内容、決算月などといった「基本情報」と、申請を行う担当者の氏名やメールアドレス、電話番号といった「担当者情報」、役員氏名や従業員数といった事実情報の入力がメインです。

注意したいポイント

ここに入力する項目のうち、添付書類(履歴事項全部証明書や本人確認書類等)上に記載のある項目については、内容が一致している必要があります。不安のある方は、書類上の記載を確認しながら、入力を進めていくようにしましょう。

おさえておきたいポイント

事業内容は、255文字までのフリー入力形式になっています。ここでは、自社の事業概要を説明するだけでなく、今回の補助事業で導入するITツールをどのように活用するのかを、具体的に記載する必要があります。

事実情報に続いて、過去年度の交付決定実績の有無、加点項目に関する質問項目がいくつか続きます。

<加点項目に関する質問>

  • 地域DX促進活動支援事業・地域DX促進環境整備事業の支援コミュニティから支援を受けているか
  • 事業継続力強化計画の認定を取得しているか
  • 女性活躍推進法に基づく一般事業主行動計画において、えるぼし認定を取得しているか
  • 次世代法に基づく一般事業主行動計画において、くるみん認定を取得しているか

3. SECURITY ACTION照合

予め取得しておいた、SECURITY ACTION自己宣言ID(4から始まる11桁の番号)を入力します。

注意したいポイント

時々、「うちのIDは9から始まっているのですが…」というご相談を受けますが、それは自己宣言IDではなく、「利用者番号」です。「自己宣言完了のお知らせ」というメールに、両方の番号が記載されていますので、「自己宣言ID」のほうをご使用ください。

4. みらデジに伴う宣言

みらデジ経営チェックの実施は、通常枠においては必須、インボイス対応類型においては加点項目となっています。

いずれの場合でも、このページにおいて行うのは、みらデジ経営チェックのホームページのURLをクリックすることと、交付申請前に実施したことを宣言するという設問のチェックボックスに、チェックを入れるだけです。

ここを通過したからといって、正しくみらデジ経営チェックが実施されていることの確認にはなりませんので、URLをクリックして開いたホームページに記載された手順に従って、正しくみらデジ経営チェックが実施できているかどうか、確認してください。

5.     申請要件に関する確認

この項目では、業種ごとに、申請要件に関わる設問が用意されています。

自社が行っている事業で当てはまる業種すべてを選択するように求められ、それごとに、追加の質問項目が表示される仕組みになっています。

6.     財務情報入力

財務情報として、前期決算期時点での従業員数、代表者・役員数、年間の平均労働時間、売上高、粗利益、営業利益、経常利益、減価償却費、資本金または準備金を入力します。

交付申請時は、決算書の提出を行うことはありませんが、「円単位」での入力が必要ですので、決算書を見ながら正しく入力しましょう。

注意したいポイント

決算のタイミングに要注意です。余裕を持って申請情報の準備を始めた時などに時々みられる例として、最終的に申請を提出する時点で、「前期」が「前々期」になってしまっていることがあります。

法人であれば原則、決算末日から2ヵ月以内、個人事業主であれば確定申告の期限を境に、新しい決算数値が出ていなければなりませんので、微妙な時期に申請をされる方は、注意してください。

7. 経営状況についての入力

経営状況についての入力は、設問項目に対して選択式で回答していくようになっています。

ただし、解答欄の一部にフリー入力が可能な箇所があります。採択の可能性を高めるためには、フリー欄も活用して、自社をアピールすることが大切です。

設問項目の内容や数は申請枠・類型によって異なります。

通常枠の場合、経営意欲、強み、弱み、ITツール投資/活用の状況、セキュリティの状況といった、現状の説明に加え、今回の補助金を活用してどんなビジネスプロセスの改善を行っていきたいかという、目標や期待に関する複数の設問が用意されています。

インボイス対応類型の場合、もう少しシンプルで、経営意欲、セキュリティの状況、ビジネスプロセス改善の目標、インボイス制度への取り組みに関するいくつかの設問が用意されています。

それぞれの設問と選択肢の内容を正しく理解し、入力を進めましょう。不安がある場合は、IT導入支援事業者から助言を得るとよいでしょう。

8. 書類添付

事前に用意しておいた、必要書類を添付します。

注意したいポイント

こちらで添付できるのは、各書類項目につきファイル1点のみです。複数のページや補足資料がある場合、全てのページをもれなく、1つのファイルに結合してアップしてください。

またアップロードの際は、読み取りが荒かったり、圧縮しすぎて、画像の内容が不明瞭になっていないかも、確認するようにしてください。

9. 交付申請入力情報確認

これまでの入力内容全てが表示されますので、全体を見直しましょう。

問題がなければ、「交付申請情報入力完了」のボタンを押して、次の入力者であるIT導入支援事業者に引き継ぎます。

「交付申請情報入力完了」とありますが、ここで最後ではありません。

IT導入支援事業者の入力後、再び申請者に入力ターンが戻ってきますので、注意してください。

Step2 IT導入支援業者による入力

IT導入支援事業者側では、それまでに申請者が入力した内容の確認と、ITツールに関する情報の入力、通常枠の場合は労働生産性の計画数値の入力が必要です。

もし前段階の入力に誤りがある場合は、この時点で、申請者に差し戻し、訂正依頼をすることが可能です。

1. 計画数値入力(労働生産性、通常枠のみ)

労働生産性の計画数値入力では、公募要領に定められた条件を満たす3年間の事業計画を策定・実行することを前提に、その内容を円単位で入力する必要があります。

労働生産性とは、IT導入補助金においては、下記のように定義されています。

労働生産性= 付加価値額(営業利益+人件費+減価償却費)/(従業員数✕年間の勤務時間平均(1人あたり))

そのため、上記計算式の元となる各数値について、前年度実績値と、1、2、3年度目の計画数値の入力が必要です。

この数値は、IT導入支援事業者側で入力することになっていますが、当然ながら、取り組むのは申請者自身ですので、両者でよく協議の上、実現可能かつ合理的な計画を立てるようにしましょう。

2. 導入ITツール情報入力

この項目では、導入するITツールの種類や数量、金額、利用年数などの情報を入力します。

ここまで入力が終わったら、再び申請者に入力を引き継ぎます。

Step3 申請者による入力

1. 申請要件確認

この項目では、申請枠・類型ごとに申請要件が列挙されますので、それぞれのチェックボックスにチェックを入れていく形で、要件の確認を行います。

2. 計画数値入力(賃金引上げ)

こちらの計画数値については、賃金引上げに関する計画を入力します。

賃金引上げに関する計画に関しては、通常枠で補助額150万円以上、4プロセス以上の申請を行う場合必須要件となっており、それ以外では加点項目となっています。

賃金引上げの計画については、事業場内最低賃金の引上げと、給与支給総額の引上げという、二軸での引上げが必要になり、申請段階では、その計画を従業員に表明しておくことが必要です。

事業場内最低賃金に関しては、主たる事業所の所在地とそこでの事業場内最低賃金(時給)を入力し、地域別最低賃金に対する賃上げ幅(30円以上50円未満、または50円以上)を選択します。

給与支給総額については、前期の実績値と、1、2、3年目の計画数値の入力が必要ですが、申請時に入力をするのは通常枠のみです。

また、これらの計画は従業員に表明が必要となっているため、表明を行った方法や年月日、表明先の従業員氏名の入力も必要になります。

3. 最終確認

ここまでのすべての入力内容を確認します。

この時点で、Step1や2の入力内容に誤りがあった場合は、Step1に戻って修正をすることも可能です。問題がなければ「次へ」で進みます。

4. SMS認証・提出

最後の段階、本人確認の手続きです。

Step1で入力した担当者携帯電話番号あてに、SMS認証の認証コードを発行します。

届いた認証コードを申請画面に入力、最後に「事務局へ提出」を押して、提出完了です。

SMS認証が届かない場合

SMS認証画面に表示されている「登録された携帯電話番号」を確認してください。もし誤りがある場合は、「戻る」ボタンで最終確認画面に戻り「要領確認画面から入力をやり直す」で、Step1に戻って修正を行います。

正しい場合は、携帯電話のSMS受信設定を確認し、30分以上の間隔をあけて、再発行をお試しください。

このようなトラブルの場合でも、救済措置などの保証はありません。申請締切直前に慌てないように、余裕を持って手続きを完了させましょう。

申請のサポートを行っている業者の有効活用

ここまで解説してきた通り、IT導入補助金の申請は、準備やチェックをしなければならない作業が多岐にわたります。

「日々の業務で忙しい」「申請に関する作業がスムーズにできるか心配」という方は、行政書士やコンサルティング会社など、申請のサポートを行っている業者へ支援を依頼するのも一つの手です。

補助金に関しての知識や経験が豊富な業者を選べば、要点や注意点も知ることができるので、申請業務について不安がある方は是非、申請のサポートを行っている業者の利用を検討してみることをおすすめします。

まとめ

今回の記事ではIT導入補助金の申請書の書き方について、注意点などをお伝えしました。

申請書をどのように記載するかは、採択にあたり非常に重要なポイントとなります。

せっかくITツール導入に向けてのビジョンをもって申請を行っても、申請書の内容が不十分な場合、残念ながら不採択になる可能性も出てきてしまいます。

そうならないためにも、「何故ITツールを取り入れたいのか」「それをどのように活用していきたいか」など、今回紹介したポイントを押さえた申請書の作成を意識してみてください。

我々G1行政書士法人では、申請書の作成をはじめIT導入補助金申請に関してのサポートをさせていただいております。

各種申請前の注意点や手続きの説明から、交付申請時の申請内容の作成支援(ヒアリング、データ作成)まで、きめ細やかな対応を通して全力でお手伝いいたします。

是非お気軽にご相談ください