「IT導入補助金の申請をしたいけれど、必要な書類はどれ？」
「必要な書類はわかるけど、これが正しいものなのか不安」
とお困りの方はいらっしゃいませんか？
IT導入補助金はオンラインでの申請となっており、申請マイページに自社情報などの申請内容の入力と必要書類の添付が必要です。
そのため、スムーズに申請手続きを進めるには余裕を持って準備をすることが重要です。
こちらの記事では申請時の必要書類、準備方法、注意点を、法人と個人事業主で内容を分けてわかりやすくご紹介致します。
IT導入補助金の必要書類一覧
IT導入補助金の申請に必要な書類は、申請者が法人か個人事業主かによって異なります。それぞれの場合で必要な書類は以下の通りです。
法人の必要書類
- 履歴事項全部証明書
- 法人税の納税証明書(その1またはその2)
個人事業主の必要書類
- 運転免許証または運転経歴証明書または住民票
- 所得税の納税証明書(その1または2)
- 確定申告書
以下にそれぞれの書類の詳細や準備方法ついて解説していきます。
IT導入補助金の申請が法人の場合
法人がIT導入補助金を申請する場合の必要書類は以下の2点です。
履歴事項全部証明書
1点目は履歴事項全部証明書です。
履歴事項全部証明書とは、補助金・助成金の申請時や銀行融資を受ける際、オフィスを借りる際などに必要になる、法人の登記事項を証明する書類です。法務局にて発行してもらえます。
有効な書類として認められるための要件は3つあります。
- 履歴事項全部証明書であること
→登記データサービスや現在事項証明書では提出できません
- 全ページ揃っていること
→全面が確認できるようにしてください
- 発行から3カ月以内のものであること
→交付申請日から遡って3カ月以内に発行されており、かつ最新情報が記載されているものに限ります
例えば、2023年5月16日に交付申請を行う場合、2023年2月16日以降に発行された履歴事項全部証明書であれば有効な書類として認められるというわけです。
また、申請マイページの入力項目に、法人番号、商号（法人名）、本店住所、設立年月日、資本金、役員情報を入力する必要がありますが、それらは本書類の記載と一致する必要がありますのでご注意ください。
法人税の納税証明書
2点目は法人税の納税証明書です。
事業実態確認書類として納税証明書が必要で、納税地を所轄する税務署にて発行してもらえます。
有効な書類として認められるための要件は4つあります。
- （その1 納税額等証明用）または（その2 所得金額用）であること
→（その3～6）や領収書等は提出できません
- 税目が法人税であること
→消費税等では提出できません
- 直近分であること
→申請時点で取得できる直近分に限ります
- 税務署が発行していること
→都税・県税事務所ではなく、税務署にて発行されたものに限ります
なお、PDF形式で発行されたものに限り、電子納税証明書も有効となります。電子納税証明書を発行する場合は「e-Tax」で請求申請をしましょう。
IT導入補助金の申請が個人事業主の場合
個人事業主がIT導入補助金を申請する場合の必要書類は以下の3点です。
運転免許証または運転経歴証明書または住民票
1点目は運転免許証または運転経歴証明書または住民票です。
個人事業主が申請する場合、本人確認書類として、上記3種類のうちのいずれか1つが必要になります。
各書類の要件は以下の通りです。
運転免許証
- 申請日が有効期限内であり、住所変更がある場合は裏面に変更後の住所が記載されている必要があります
運転経歴証明書
- 特に指定はありません
住民票
- 交付申請日から遡って3ヶ月以内に発行されたもののみ有効です
所得税の納税証明書
2点目は所得税の納税証明書です。
事業実態確認書類として納税証明書が必要で、納税地を所轄する税務署にて発行してもらえます。
有効な書類として認められるための要件は4つあります。
- （その1 納税額等証明用）または（その2 所得金額用）であること
→（その3）（その4）や領収書等は提出できません
- 税目が申告所得税及復興特別所得税であること
→消費税等では提出できません
- 直近分であること
→申請時点で取得できる直近分に限ります
- 税務署が発行していること
→都税・県税事務所ではなく、税務署の窓口で発行されたものに限定します
なお、法人と同様に、PDF形式で発行されたものに限り電子納税証明書も有効となります。電子納税証明書を発行する場合は「e-Tax」で請求申請をしましょう。
確定申告書
3点目は確定申告書です。
事業実態確認書類として確定申告書（の控え）も必要です。
有効な書類として認められるための要件は3つあります。
- 確定申告書第一表（の控え）であること
→第二表等では提出できません
- 直近分であること
→申請時点で取得できる直近分に限ります
- 税務署が受領していることが分かること
→以下のいずれかにより受領の確認ができることが必要です
1. 税務署の収受日付印が押印されていること（税務署でe-Taxにより申告した場合は、受付日時が印字されていること）
→税理士や青色申告会の押印は認められません
2. 自宅からのe-Taxによる電子申請の場合はメール詳細（受信通知）も一つのファイルにし、添付されていること
※1.2の方法で受領が確認できない場合は、確定申告書第一表（の控え）と同一年度の納税証明書（その2 所得金額用）を一つのファイルにし、添付してください
IT導入補助金の必要書類に関する注意点
IT導入補助金申請の必要書類で注意すべきポイントと、差し戻しや不採択の原因になり得る事例を解説します。スムーズに申請を進められるよう、適切な書類を準備しましょう。
履歴事項全部証明書は3ヶ月以内に発行されたものに！
法人の申請で必要となる履歴事項全部証明書は、申請日から3ヶ月以内に発行されたものを提出してください。早い段階で発行してしまうと申請時に有効期限が切れてしまう恐れもあります。必ず交付申請日や締切日から逆算して取得しましょう。
納税証明書の税目と年度をよく確認する
納税証明書は税目と年度をよく確認してください。税目は、法人であれば「法人税」、個人事業主であれば「所得税」になります。また、対象となるのは直近で納めた税金の証明書です。それ以前の年度の証明書は無効となりますので、間違えないようにしましょう。
※直近1期分と一緒に過去年度のものが記載されていても問題ありません。
なお、設立1期未満の事業者の場合、直近分の法人税又は所得税の納税をまだ行っていないため、納税証明書の用意ができません。代替書類は一切認めらないため、実質的に設立1期未満の事業者はIT導入補助金の申請はできないことになりますのでご注意ください。
確定申告書は税務署の受領が確認できるものに限る
個人事業主の必要書類である確定申告書（の控え）は、税務署が受領していることが確認できるものでなければなりません。
以下について、ご自身の書類をご確認ください。
- 税務署発行の場合： 収受日付印が押印（または受付日時が印字）されているか
- 自宅から電子申請の場合： 確定申告書 ＋ メール詳細（受信通知）を添付しているか
- 上記のどちらにも当てはまらない場合： 確定申告書 ＋ 同一年度の納税証明書（その2 所得金額用）を添付しているか
書類以外で事前に必要な準備事項
IT導入補助金の申請に際し、上記の必要書類と合わせて以下3点の準備も必要となります。詳しい手続き方法は、IT導入補助金2023 公式サイトの「申請・手続きフロー」をご覧ください。
「GビズIDプライム」アカウントの取得
IT導入補助金の申請手続きはオンライン申請のみのため、それに必要となる「GビズIDプライムアカウント」を事前に取得しておきましょう。GビズIDとは中小企業向けの様々な行政サービスを1つのアカウントで利用できる共通認証システムです。
なお、GビズIDのアカウントにはウェブサイトへの入力のみで登録できる「エントリー」と、登録に申請書や印鑑証明書の提出が必要な「プライム」があります。
IT導入補助金の申請利用ができるのはプライムアカウントで、登録完了まで1～2週間程度時間を要するため、早い段階で申請しておきましょう。
SECURITY ACTIONの「一つ星」または「二つ星」の宣言
IT導入補助金の申請では、SECURITY ACTIONの自己宣言IDの入力が求められます。
SECURITY ACTIONとは、中小企業・小規模事業者が自ら情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言する制度のことで、手続きはオンラインで行います。
「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」の実践をベースに設けられた2段階の取り組み目標「一つ星」「二つ星」のいずれかを選択し、自己宣言の申し込みを行うと、自己宣言ID（4から始まる11桁の数字）を取得できます。
IT導入補助金の申請においては、「一つ星」「二つ星」どちらで自己宣言していただいても構いません。
「みらデジ経営チェック」の実施
IT導入補助金の申請要件として、交付申請前に「みらデジ経営チェック」の実施が必須となっています。
「みらデジ」とは、中小企業・小規模事業者等の経営課題をデジタル化により解決することをサポートするポータルサイト（中小企業庁が実施）です。
サイト上で利用者登録を行いマイページを開設すると、そこで「経営チェック」を行うことができます。画面上に提示される設問に回答していくことで、同業他社と比較した経営課題やデジタル化の進捗度などを把握することが可能です。
注意点として、この「みらデジ経営チェック」の利用者登録は、IT導入補助金申請に用いている gBizID プライムを利用して行う必要があります。利用者登録の過程で、gBizIDとの連携を行うステップがありますので、間違って他のIDと連携したり、連携作業を飛ばしてしまわないようにしましょう。
申請・手続きのフロー
他の補助金と違い、IT導入補助金はIT導入支援事業者と共同で申請書を作成し、申請していくこととなります。
ここでは申請者に関わる項目に限定して解説します。
手順1：招待メールのURLからマイページを開設
メール件名：【IT導入補助金2023】申請マイページの開設を行ってください。
申請マイページの招待メールを受信後、72時間以内にGビズIDでログインを行うことで、開設は完了となります。
手順2：基本情報を入力
以降は画面上の指示に従い各項目を入力していきます。まずは会社の基本情報です。会社名や所在地、業種、資本金、従業員数、役員情報など、各項目をご入力ください。
手順3：SECURITY ACTIONの自己宣言IDを入力
事前に取得しているSECURITY ACTIONの自己宣言IDを入力します。
手順4：事業内容の確認
表示されている業種の中から該当する項目すべてにチェックを入れます。
手順5：財務情報の入力
申請者の財務情報を入力します。従業員数や資本金、売上高など、項目に従ってご入力ください。
手順6：経営状況の確認
経営状況に関する設問に回答していきます。基本的にはチェックボックスの該当箇所をチェックしていくだけですが、フリー入力が可能な項目もありますので、必要に応じてフリー入力欄も活用し、自社をアピールしましょう。
手順7：必要書類の添付
用意した必要書類を添付します。
手順8：申請類型を選択
申請する補助金の類型を選択します。導入するITツールに合わせて適切な類型を選択しましょう。
ここまでの入力が完了したら、申請情報入力は一旦、IT導入支援事業者に引き継がれます。
手順9：IT導入支援事業者による情報確認、入力
IT導入支援事業者が、申請者の入力情報を確認のうえ、労働生産性の計画数値（通常枠のみ）や導入するITツールの詳細（単価、数量など）を入力します。
入力が完了すると、再び申請者に申請情報入力が引き継がれます。申請者が残りの項目を入力していきます。
手順10：申請要件を確認
申請要件の確認では全てのチェックボックスにチェックを入れます。1つでもチェック漏れがあると申請することができません。
手順11：計画数値を入力
申請類型ごとに定められた計画数値に関する情報（最低賃金や給与支給総額等）を入力します。
手順12：内容の最終確認・提出
最後に入力した内容が表示されます。全ての項目を確認し、問題がなければ提出してください。
入力した内容によって審査が行われます。有効性をアピールできているかという視点でも確認を行なってみてください。
まとめ
今回はIT導入補助金の申請時に添付する必要書類について解説しました。IT導入補助金の申請自体がオンライン申請ということもあり、必要書類は決して多くはありません。しかし、その取得には時間が掛かるものや、並行して準備する必要があるものがあります。補助金の申請をスムーズに進めるためにも、申請時期から逆算して早い段階で準備を進めておきましょう。
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