「乗務員や運転者に関するデータを効率的に把握したい」

「台帳管理にかける手間を減らしたいけど、どうしたら良いんだろう」

このようにお悩みの事業者様はいらっしゃいませんか。

その課題、IT導入補助金の活用によるITツールの導入で、解決できるかもしれません。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の乗務員・運転者台帳管理に関する課題解決（業務効率改善、作業負担削減、情報管理の効率化）に役立つITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。

このようなITツールは、「乗務員台帳システム」「運転者台帳システム」などと呼称されることが一般的ですが、その機能はメーカーごとに様々です。

そこでこの記事では、ITツールを導入したい事業者の方に対しては、乗務員・運転者台帳システムによってどのようなことができ、またどういったメリットがあるのか、そしてITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どのような条件に当てはまればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、解説いたします。

乗務員・運転者台帳システムの機能

運送業を営む事業者においては、旅客自動車運送事業の場合は乗務員台帳を、貨物自動車運送事業の場合は運転者台帳をそれぞれ作成し、営業所に備置することが義務付けられています。

乗務員・運転者台帳システムでは、これらの台帳の管理や作成における様々な業務の効率化をサポートすることが可能です。

当該システムでどういったことができるかは、上述のとおりメーカーごとに異なりますが、代表的な機能としては以下のようなものが挙げられます。

• 乗務員・運転者情報の一元管理
• 法令遵守サポート
• 出力機能

乗務員・運転者情報の一元管理

乗務員・運転者台帳においては、乗務員や運転者の氏名や生年月日をはじめ、免許証の情報や健康状態など、記載が求められる事項が多岐にわたります。

乗務員・運転者台帳システムではこれらの複雑な情報を一元的に管理することができ、乗務員や運転者がいる営業所の拠点と本部が離れている場合などでも、ドライバーの情報を正確かつリアルタイムで確認することが可能です。

これにより、健康診断の受講日や、適性診断が必要なドライバーに対しての受診タイミングなどをまとめて把握することができるため、自社の乗務員・運転者の適切な管理や、労働生産性向上に役立ちます。

また、諸々の情報を紙文書で保管していた場合は、これらの管理をシステムにて代替することで、ペーパーレス化やコストの削減にも繋げることができます。

法令遵守サポート

台帳の作成や管理にあたっては、「旅客自動車運送事業運輸規則」や「貨物自動車運送事業輸送安全規則」などの規定事項を遵守する必要がありますが、法令の知識が無いスタッフがこういった規則を漏れなく把握するのは容易ではありません。

そこで、法令遵守をサポートする機能がある乗務員・運転者台帳システムを利用することで、法令をカバーした台帳管理をシステム上で行うことができるため、法令に関するナレッジが不足している事業者でも安心して乗務員・運転者台帳を管理することが可能になります。

出力機能

乗務員台帳や運転者台帳の保管に際しては、e-文書法によりデータでの保存が認められていますが、電子化が進んでいる今日においても紙媒体での提出が求められることが少なくありません。

乗務員・運転者台帳システムでは、各台帳そのものはもちろん、健康診断の結果等必要な情報を必要な時に、Excel形式などで出力することが可能なため、紙ベースとして情報を出力する必要があるときもスムーズに対応することができます。

IT導入補助金の対象となる乗務員・運転者台帳システムの要件

IT導入補助金の対象となる乗務員・運転者台帳システムの要件においては、IT導入支援事業者が提供し、尚且つ事務局に事前登録されたものでなければならないという大前提があります。

このIT導入支援事業者とは、IT導入補助金事務局による審査をあらかじめ受け、登録されたITツールを販売するベンダー・サービス事業者のことを言います。

ITツールとしての登録要件

ITツールの登録要件としては、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領所定のプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）の中のいずれか１つ以上に該当していることが求められます。

また、実際に補助金申請を行うにあたって、汎用プロセスのみでソフトウェアの申請をすることはできないため、基本的には「業務プロセス」のうち1つ以上に当てはまっている必要があるということになります。

乗務員・運転者台帳システムの補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金における乗務員・運転者台帳システムは、通常枠（1プロセス以上）に該当し、この場合の補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内です。

通常枠で150万円以上の補助額が認められるケースもありますが、この場合のITツールは前述の「該当するプロセス数」が4種類以上であることが求められるため、乗務員・運転者台帳システムにおいて対象となることはほぼないものと考えられます。

補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、また導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事では、乗務員・運転者台帳管理に関する課題解決（業務効率改善、作業負担削減、情報管理の効率化）に資するITツールとして、乗務員・運転者台帳システムを導入したい事業者の方に対しては、どういった機能や利点があるのか、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、IT導入補助金の登録対象となり得るための条件について、ご紹介しました。

ただ、IT導入補助金の申請やITツールの登録に関しては、他にも様々な要件やご注意いただきたい事項がございます。

これからIT導入補助金の申請をされたい事業者様や、ITツールの登録をご検討されているITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人にご相談ください。

G1行政書士法人では、IT導入補助金の交付申請、採択後の実績・効果報告をはじめ、IT導入支援事業者・ITツール登録まで、多数の実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき様々なサポートを行っています。

交付申請時の申請内容作成支援や各種申請前の注意点・手続きに関する説明まで、きめ細やかに対応させていただきます。