IT導入補助金のIT導入支援事業者(ITベンダー)と申請者をサポート

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【サービス業界】IT導入補助金で導入できる「予約システム」とは

【サービス業界】IT導入補助金で導入できる「予約システム」とは

サービス業界に関わる業務担当者の方々で、予約対応にかかる時間を削減したい!ダブルブッキングなどのミスを減らしたい!などといった、予約業務にお悩みの方!

そのお悩み、IT導入補助金を活用したITツールの導入で、解決できるかもしれません。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の予約管理に関するお悩み(一元化、業務効率化、コスト削減、省人化、売上アップ)解決につながるITツール(ソフトウェアやサービス等)が、補助の対象になっています。

こうしたITツールは、一般的に予約システムなどと呼ばれていますが、その機能はメーカーごとに様々です。

この記事では、ITツールを導入したい事業者の方に対しては、どんな機能やメリットがあるのか、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どんな機能があればIT導入補助金の対象となり得るのか、解説していきたいと思います。

予約システムの機能

予約システムの機能として、様々なメーカーのソフトウェア・サービスに導入されているものは、

  • 予約受付・管理
  • 予約枠の設定機能
  • メール配信機能
  • 顧客情報の管理
  • 外部サービス連携機能

などが挙げられます。

予約受付・管理

予約受付・管理機能では、予約サイトなどを通じて予約を行うことができ、24時間365日予約を受け付けられます。

顧客や企業側が行った変更内容は、システムに即時に反映されるため、常に最新の予約状況を確認することが可能になります。

管理画面では、顧客の来店時間や空き時間を一目で把握できるようになり、システムによっては、複数店舗の予約管理ができるため、全店舗の予約状況を確認する際にとても便利です。

また、「キャンセル待ち機能」のあるツールもあり、希望日時が満席でも、キャンセルの受付からキャンセル枠への予約完了までスムーズに行うことで、機会損失を防ぐことが出来ます。

このように、予約業務を自動化することで、電話や窓口対応の時間を削減し、他の業務や接客へ集中することができるため、業務効率化が期待できます。

予約枠の設定機能

予約枠の設定機能では、顧客が予約できる予約枠を設定することができます。

カレンダーのような枠組みを基本に、時間タイプや日付タイプなど、いくつかの定型タイプが用意されていたり、用途に応じて柔軟なカスタマイズができたりするものなど、システムによって様々です。

予約時の入力項目や、予約プランの金額設定など、サービス内容に応じて設定することが出来るのも特徴です。

メール配信機能

メール配信機能は、予約・変更・キャンセル受付をした際などに確認メールを自動で配信する機能です。

予約日時直前にお知らせメール(リマインド)を自動配信する設定をすれば、企業側の対応漏れや顧客の予約忘れによるドタキャンや無断キャンセルを防止することができます。

また、メールの文面をカスタマイズできるものもあるので、サービス利用時の注意点を含めたり、利用後のお礼を個別にアレンジしたりすることで、顧客サービスの質の向上にもつなげられます。

特定の顧客に向けた個別のメール配信や、タイミングや条件を設定して、対象のお客様に自動でメールを配信できるので、再来店を促すことやキャンペーンのご案内等、ターゲットに合わせたアプローチを行うことが出来ます。

顧客情報管理機能

顧客情報管理機能は、顧客(会員)の個人情報や来店履歴を一元管理できる機能で、氏名・年齢・住所など、さまざまな情報を登録・確認・修正ができます。

収集した顧客データを抽出ができるものであれば、それらを有効活用し、サービスの見直しや業務改善に役立てられます。

外部サービス連携機能

外部サービス連携機能では、様々な外部サービスと連携することが出来るため、より便利に予約システムを活用することができます。

予約システムによって連携できるサービスは異なりますが、たとえばGoogleアナリティクスや解析ツールなどと連携ができるものであれば、アクセス解析による詳細な分析データを取得が可能です。

予約サイトへの集客状況分析ができるため、改善点を発見し、改善に役立てることができます。

また、LINEと連携することができるものであれば、メール配信機能同様に、リマインドやキャンペーンのご案内等のメッセージを自動配信できます。

LINEを利用しているユーザーは非常に多いため、ドタキャン防止や集客につなげることができます。

他にも、外部カレンダーや決済システムなどとも連携できるものもあります。

ITツールとしての登録要件

ITツールの登録要件の前提として、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領で定義されているプロセス(業務プロセスまたは汎用プロセス)の中からいずれか1つ以上に該当する必要があります。

また、実際に補助金申請を行う際は、汎用プロセスだけのソフトウェアの申請ができないため、基本的には「業務プロセス」の1つ以上に該当する必要がある、ということになります。

予約システムの場合、業種共通業務プロセスの「顧客対応・販売支援」などに該当しますが、ツールがもつ機能によって異なるため、一概には言えません。

また、1つのプロセスの中で幅広く業務をカバーするソフトウェアであることも必要です。

例えば、予約データのカレンダー一覧表示機能だけなど、単一の処理を行う機能しか有しないものは、対象外です。

また、特定の顧客向けに限定され一般市場に販売されていないものや、スクラッチ開発が伴うソフトウェア、ホームページ制作ツールやブログ作成システム等で制作した簡易アプリケーション、ホームページと同様の仕組みのものも対象外です。

その他、対象要件には細かな項目がありますので、詳しくはツール登録要領をご確認いただくか、G1行政書士法人までお気軽にご相談ください。

予約システムの補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金における予約システムは、一般的には通常枠に該当します。

通常枠の補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内です。

例えば、300万円のITツールを導入する場合、150万円まで補助を受けることが可能です。

補助対象経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション(機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用)と役務(導入コンサルティング、導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用)です。

また、予約機能だけでなく、オンライン決済機能が搭載されているものも見られますが、このようなシステムで、かつインボイス対応している場合は、インボイス枠(インボイス対応類型)にも該当します。

インボイス枠(インボイス対応類型)の補助額は、インボイス制度に対応した会計・受発注・決済ソフトのうち2機能以上を持つツールについては350万円以下(下限なし)、1機能の場合は50万円以下、補助率は約2/3以内です。

補助額50万円までの部分については補助率3/4(小規模事業者は4/5)、それ以上の部分については2/3となる、経費全体に2/3を掛けた金額とは異なるため、約2/3以内という表記にしています。

例えば、会計・受発注・決済のうち1機能を持つ40万円のITツールを中小企業が導入する場合、30万円まで補助を受けることが可能です。

補助対象経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション(機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用)や役務(導入コンサルティング、導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用)、ITツールを使用するためのハードウェアなどです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事では、予約管理に関するお悩み(一元化、業務効率化、コスト削減、省人化、売上アップ)解決につながるITツールとして、予約システムを導入したい事業者の方に対して、どんな機能やメリットがあるのか、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どんな機能があればIT導入補助金の対象となり得るのか、ご紹介しました。

ただ、ITツールの登録や補助金申請に関しては、様々な要件や注意点があり、この記事だけではご説明しきれないことがたくさんあります。

これからITツールの登録をお考えのITベンダー・サービス事業者の方や、補助金申請を希望の事業者様は、ぜひG1行政書士法人にご相談ください。

G1行政書士法人では、IT導入補助金のIT導入支援事業者・ITツール登録から、交付申請、採択後の実績・効果報告まで、多数の実績(採択件数3,002件、2023年採択率91.4%)に基づきサポートを行っています。各種申請前の注意点・手続き説明から、交付申請時の申請内容の作成サポートまで、きめ細やかな対応を心がけています。