IT導入補助金には様々な手続きがあり、「何をいつまでにしなければいけないのかわからない」とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
そこでこの記事では、「交付申請」「実績報告」「効果報告」の3段階について、どの手続きをいつまでに進めるとよいかという「スケジュール例」を、各手続きの締切日から逆算形式で、わかりやすく解説していきます。
※この記事でのスケジュール例は、当サイトを運営するG1行政書士法人が過去のサポート事例から、余裕をもって申請していただくための「目安」をご紹介するものです。実際の手続きに際しては、IT導入補助金公式サイトの情報を確認の上、申請者とITツール・サービス事業者（IT導入支援事業者）双方で調整の上、進めていただきますようお願いいたします。
目次
IT導入補助金の手続き全体の流れ
スケジュールや締切日を理解するためにも、まずは事業全体の大まかな流れを理解しましょう。
- 事前準備：IT導入補助金について理解する
IT導入補助金にはどのような種類があり、対象となるツールはどういったものなのかを把握しておく必要があります。
公募要領を熟読し、自社の導入するツールが補助金対象になるか、十分に確認しておくことが大切です。 - 申請前準備：申請に必要なオンラインアカウントや資料を取得
IT導入補助金はオンラインで申請を行うため、それに必要な各種アカウントと、事業活動を証明するための書類を取得しておきます。 - 交付申請：オンラインで情報提出
オンライン上の設問に回答する形で、申請情報を作成し、事前に準備した情報・資料と一緒に提出します。 - 審査・交付決定（採択）
ここでようやく、事業を実施することができます。 - 事業実績報告：ITツールの導入について、情報提出
交付申請の内容の通りに事業を実施したことを、補助金事務局に報告します。報告内容に検査を受け、交付が確定してから、補助金が還付されます。 - 事業実施効果報告：ITツールの利用状況と効果について、情報提出
補助金を利用して導入したITツールを、その後も継続的に活用しているか、生産性向上に役立てられているか、成果を報告する必要があります。
事業全体のスケジュールは「交付申請の締切日」で決まる
上記で説明した「3. 交付申請」以降の各手続きには、それぞれ実施期間や締切日がありますが、それらは「3. 交付申請」をいつ行うか（＝どの締切日の回で行うか）によって、あらかじめ決められています。
「5. 事業実績報告」までのスケジュールは、IT導入補助金公式サイト「事業スケジュール」に掲載されています。
本サイト下記記事もご参照ください。
【IT導入補助金2024】最新スケジュールと申請枠の概要
また、「6. 事業実施効果報告」については、公募要領上に記載があります。
手続きの細かな締切日時以前に、事業者の方にとって「ITツールをいつ導入できるのか」「補助金はいつ還付されるのか」が非常に重要だと思います。
まずは全体の流れとスケジュールを把握してから、ご自身の「交付申請の締切日」を決めましょう。
ご自身の「交付申請の締切日」が決まったら・・・【交付申請】
ご自身がIT導入補助金の交付申請を行う「締切日」が決まったら、その日から遡って、いつまでにどんな手続きを進めるとよいか、見ていきましょう。
1ヵ月前 IT導入支援事業者との打ち合わせ（ITツール、申請要件、スケジュールなど）
交付申請締め切り日の1か月前までには、ITツールやサービスの提供事業者（IT導入支援事業者）との打ち合わせを済ませるようにしましょう。
まずは、IT導入支援事業者と、導入したいITツールの選定を行います。
IT導入支援事業者が、IT導入補助金の対象として事務局に登録しているツールの中から、自社の課題・ニーズに合ったものを選びます。
ツールが決まったら、そのツールが該当する申請枠・類型を確認し、申請要件、審査項目、必要書類などについて、申請者・IT導入支援事業者間で、しっかりと共有・理解します。また、そのツールをどのように活用し、どんな成果を得たいかも、事前に打ち合わせておきましょう。
そしてこの時点で、交付申請やその後の各手続きの実施期間、締切日を確認し、進行スケジュールを立てましょう。
3週間前 書類・各種オンラインアカウント取得
IT導入補助金には申請に当たり、取得が求められる書類やオンラインアカウントがあります。
発行に時間がかかるものもありますので、交付申請締め切り日の3週間前には、準備を始めておくようにすると安心です。
以下、必要なものを確認していきましょう。
◆必要書類
【法人の場合】
- 履歴事項全部証明書
- 法人税の納税証明書(その1またはその2)
【個人事業主の場合】
- 運転免許証（裏表）または運転経歴証明書または住民票
- 所得税の納税証明書 (その1またはその2)
- 確定申告書（の控え）
※必要書類について、代替書類は一切認められませんので、ご注意ください。
◆各種オンラインアカウントの取得・情報入力
IT導入補助金の申請は、オンラインで行うようになっています。それにあたり、以下のようなアカウントの取得と、情報入力が必要です。
- 「gBizIDプライム」アカウントの取得
- 「みらデジ」への登録と「経営チェック」実施
- 「SECURITY ACTION 自己宣言ID」の取得
1.「gBizIDプライム」アカウントの取得
IT導入補助金の申請情報の提出は、「申請マイページ」というウェブサイト上で行いますが、このページにログインする際に必要なのが、「gBizIDプライム」というアカウント（ID・パスワード）です。
取得していない場合は、gBizID公式サイトから新規取得してください。
【GビズIDとは？】取得方法や種類・ログイン方法を解説！
gBizIDプライム取得にあたっては、オンラインでの基本情報の入力と併せて、法人の場合「印鑑証明書」、個人事業主の場合「印鑑登録証明書」の郵送も必要です。その後、事務局よりメールが届き、パスワード設定すればアカウント取得完了となります。
gBizIDプライムの取得には、申請後1〜2週間の時間を要します。申請内容に問題があった場合は、確認にそれ以上の時間がかかる場合もあるので、申請の締切日を考慮し、早め（3週間前くらい）には発行手続きを行っておきましょう。
2.「みらデジ」への登録と「経営チェック」実施
「みらデジ」とは、中小企業・小規模事業者等の経営課題をデジタル化により解決することをサポートするポータルサイト（中小企業庁が実施）です。
オンライン上でのアンケートに回答することで、同業種の他社と比較した際の自社の経営課題やデジタル化の進捗状況等を確認することができます。
IT導入補助金の申請時には、申請者が、マイページ開設時に用いたgBizIDプライムを利用（連携）して「みらデジ経営チェック」利用者登録を行ったうえで、経営チェックを実施することが必要です。
3.「SECURITY ACTION 自己宣言ID」の取得
SECURITY ACTIONとは、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が実施する、中小企業自らが情報セキュリティ対策へ取り組むことを宣言する制度です。
その宣言を行うことで取得できるのが、「SECURITY ACTION 自己宣言ID」です。
このIDの取得は、ITツールの導入を行うにあたって少しでも情報漏洩などのリスクを減らすため、申請者の必須要件となっています。
手続きは「SECURITY ACTION自己宣言」公式サイトより、オンラインで行います。
宣言内容によって「★一つ星」または「★★二つ星」いずれかを選択し、IDを取得することができますが、IT導入補助金の申請にあたっては、どちらを選択しても構いません。
10日前 申請マイページ開設・記載事項の把握
必要書類の取得やオンライン手続きの対応が完了したら、IT導入支援事業者が申請者を「申請マイページ」へ招待します。
届いた招待メールに記載されているURLより、申請者が、申請マイページの開設を行います。（メール受信後72時間が経過すると、URLが無効になってしまうため、届いたら速やかに開設手続きをしましょう）
申請マイページの開設にはgBizIDでログインし、説明・設問に従って情報を入力していきます。入力事項は、大まかには以下のようなものがあります。
- 自社に関する基本情報
- SECURITY ACTIONの番号（4から始まる11桁の番号）
- 直近1期分の財務情報（1円単位まで）
- 経営状況についての設問回答
- 必要書類の添付
- 労働生産性指標（実績と計画）※IT導入支援事業者側が入力
- ITツールに関する情報 ※IT導入支援事業者側が入力
- 賃金（最低賃金、給与支給総額）引上げに関する情報
申請マイページの開設や、どういった内容を記載しなければならないのかの確認は早めに行い、記載内容の検討・確定は、交付申請締め切り日の1週間くらい前までに済ませておくと安心です。
申請マイページの入力は、申請者・IT導入支援事業者のどちらか一方だけで進めることはできません。やりとりに時間がかかってしまう可能性も考慮し、できる限り前倒して準備をしておきましょう。
3日前 申請マイページ入力・提出
IT導入補助金の申請締切は、「日時」で指定されています。時刻を少しでも過ぎると受理されません。
前述の通り、申請マイページの入力は、申請者だけで入力を行うわけではなく、申請者とIT導入支援事業者でそれぞれに必要事項を入力し申請情報を作り上げ、最終的に申請者が提出する、という流れになっています。
- 申請者：自社に関する諸情報を入力
- IT導入支援事業者：申請者の入力内容を確認後、ITツールの情報や、申請者の労働生産性に関する実績と導入後の計画数値等を入力
- 申請者：申請要件等を確認、賃金引上げに関する設問に回答し、これまでに入力を行ったすべての情報を最終確認、事務局へ提出
また、直前になって、入力した情報に誤りを見つけて修正が必要になった、仕事の都合でパソコンを開けない、スマートフォンに認証コードが届かないなどの問題が発生・・・という可能性もゼロではありませんので、なるべく早めに提出しておくことをおすすめします。
交付決定（採択）を受けたら・・・【事業実施】
無事補助金の交付が決定したら、いよいよITツールの導入、事業実施です。
ただしこの事業実施にも、手続きに関する様々な決まりと、締切と、報告の必要があります。
ITツール契約・導入まで 事業実施・実績報告の手引きを確認
まずは申請者とIT導入支援事業者で、事業実施やその報告に関する注意点を確認しておきましょう。事業実施とは、ITツールの契約を行い、導入し、支払いを完了させるところまでを指します。
最初の注意点としては、決められた「事業実施期間」内に事業を実施・完了し、報告を行わなければならないことです。
IT導入補助金では、事業実施期間は「交付決定後」から開始となっています。この後に契約などに着手しなければならないと定められており、交付決定より前にITツールの契約や支払いを進めてしまうと、補助金が受け取れなくなってしまいますので、ご注意ください。
また、契約、請求、導入、支払いなど各手続きは、「事業実施・実績報告の手引き」に定められた通りに行う必要があり、それに従って行われていない場合、補助金交付の対象外となってしまうことがあります。
更に、実績報告提出時には、全てのITツールの導入が完了し、ITツールの利用・ 運用を開始している必要があります。事業が正しく行われ、全ての事業が完了したことを確認したうえで、実績報告を行います。
せっかく交付決定を受けたのに、手続きを始めてしまってからルール違反に気づいた・・・というようなことがないように、あらかじめ事業実施・実績報告の手引きをよく確認しておきましょう。
1週間前まで 各種証憑が揃っているか確認
実績報告は、申請したITツールの契約・納品・支払いなどが全て完了した報告となり、事務局の指定する証拠資料を提出する必要があります。
提出が必要な証拠資料は以下のような資料ですが、詳細は申請した年度ごとに異なります。手続きの際は、ご自身が申請された年度の手引きをご参照ください。
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- 請求書（請求明細書）
- 支払証憑
- ソフトウェア利用の証憑
- 補助金を受け取る口座の資料
- ［ITツールがECサイトの場合］制作したECサイトのキャプチャ
- ［セキュリティ対策推進枠の場合］契約書または利用申込書
- ［ハードウェア導入の場合］納品書および導入後の写真
実績報告締切日の1週間前までには用意しておくといいでしょう。
詳しくは本サイト下記記事もご参照ください。
IT導入補助金2023後期【実績報告】採択後補助金を受け取るための手続き
締切当日まで 申請マイページ入力・提出
各種証憑を揃えたら、補助事業者（申請者）が申請マイページ上で、事業実績報告の作成（入力・資料添付）を行います。
その後、IT導入支援事業者による内容の確認や必要情報の入力完了後、補助事業者（申請者）が提出します。
実績報告期限までに実績報告が提出されなかった場合、補助金の交付を受けることができません。
ここまでの労力を無駄にしないためにも、締切日までに、実績報告を行うよう留意してください。
1年以上後に必要になる・・・【効果報告】
補助金が交付された後にも、「事業実施効果報告」という手続きを行うことが、補助金を受けた方の義務となっています。
事業実施効果報告(以下、「効果報告」とします)とは、申請類型ごとに決められた「生産性向上に係る数値目標」等の達成状況を報告するものです。
効果報告する数値の集計対象期間と、その報告期間（受付開始～締め切り）は、申請年度や申請類型ごとに異なります。
集計対象期間は、補助事業者の決算時期に関わらず、原則4月から翌年3月までとなっていますが、ITツールの導入タイミングによって例外もありますので、詳細は「事業実施効果報告の手引き」や、事務局からの案内をよくお確かめください。
集計対象期間終了まで 効果報告に必要な情報の収集
効果報告に必要な情報は下記のようなものですが、詳細は申請した年度ごとに異なります。手続きの際は、ご自身が申請された年度の手引きをご参照ください。
- 売上
- 原価
- 従業員数
- 従業員一人当たりの年間の平均労働時間
- 給与総支給額
- 事業場内最低賃金（時給換算）
- 賃金台帳
- ツール利用状況キャプチャ
- セキュリティ対策状況
- インボイス対応状況
効果報告の期間を待たず、事前に準備しておくことで、スムーズに手続きを進めることができます。
詳しくは本サイト下記記事もご参照ください。
IT導入補助金の効果報告とは？しないとどうなるか、報告期限や流れを解説！
締切当日まで 申請マイページ入力・提出
補助事業者が申請マイページ上で、効果報告の作成（必要な数値・データ、ツールの利用状況・効果等入力）を行います。
IT導入支援事業者が上記の内容を確認した後、補助事業者が事務局へ効果報告を提出する必要があります。IT導入支援事業者の確認が完了すると補助事業者へメールが送信されますので、そちらをきちんと確認したうえで、申請マイページへログインし、効果報告の提出を完了させましょう。
効果報告を期間内に行わなかった場合、補助金の返還が求められる場合もありますので、必ずご対応ください。
まとめ：スムーズに手続きを進めるために
今回は、それぞれの手続きをいつまでに対応するべきか、締切日から逆算したスケジュールで、お伝えしました。
大まかなスケジュールを早めに把握し、ポイントとなる時期を理解しておくことで、手続きを円滑に進めることができます。
また各手続きの期限を過ぎた場合、一切受付されません。
締め切りギリギリに焦らないようにするためにも、ぜひ今回ご紹介した内容を念頭に置いて、余裕をもって、必要書類の準備や事前確認などを進めるようにしていただければ幸いです。
当サイトを運営するＧ１行政書士法人では、IT導入補助金の申請を検討されている事業者様とITベンダーであるIT導入支援事業者様を繋ぎ、申請書作成・実際の手続きをお手伝いしています。（累計採択件数3,002件、2023年採択率91.4％／2023年12月18日現在）
是非お気軽に、こちらよりご相談ください。
