「契約管理を効率的に行いたい」とお考えの不動産業界の皆様！そのお悩み解決に向けて、IT導入補助金を活用してみませんか。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の契約管理に関するお悩み解決（人的ミス削減、業務効率化、省コスト化）を実現するITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。

今回の記事では、契約管理システムを導入してみたい事業者様に向けて、当該ツールにどのような機能や利点があるかご紹介いたします。

さらに、契約管理システムを販売するベンダーやサービス事業者の方には、どのような条件下であればIT導入補助金の登録対象となるのか、併せて解説していきたいと思います。

契約管理システムの機能

契約管理システムは、契約や物件に関する情報を一元的に管理することができるシステムです。

具体的にどのようなことができるかはメーカーにより異なりますが、一般的には以下のような機能を備えていることが多いです。

• 契約書のデジタル化
• 書類作成機能
• 検索機能
• 契約更新期日管理

契約書のデジタル化

契約管理システムでは、紙媒体で保管していた契約書を電子化することができます。

紙ベースでは量が膨大になりがちな契約書を電子データとして保存することができるため、ペーパーレス化に伴うコスト削減や、省スペース化に大きく役立ちます。

書類作成機能

書類作成機能では、賃貸借契約書はもちろんのこと重要事項説明書や取引台帳、鍵預り証など、契約に関する書類を一括で作ることができます。

書類作成をシステム上で行うことで誤入力や記入漏れなどの人的ミスを防止できるほか、それまで当該作業に費やしていた時間や工数を大幅に低減させることが可能です。

検索機能

検索機能では、契約書の内容を迅速に調べることが可能です。

システム内に契約や物件に関する情報が集約されているため、契約者や契約が成立した日付、更新日などを、検索機能を用いてサーチすることで欲しいデータをすぐに見つけることができます。

契約書やその内容を確認したい場合に必要な情報を探す時間を短縮することができるため、業務効率改善に寄与します。

契約更新期日管理

契約管理システムには、契約の更新期日をシステムで管理し、通知してくれる機能もあります。

更新のタイミングをリマインドされることで大切な契約の更新が抜けてしまったり、逆に不要な契約を継続してしまうというミスを減らせるため、営業機会損失や不要なコスト発生の防止を見込めます。

IT導入補助金の対象となる契約管理システムの要件

IT導入補助金の対象となる契約管理システムの要件としては、IT導入支援事業者によって提供され、かつ事務局に事前登録されたものでなければならないという大前提があります。

IT導入支援事業者とは、IT導入補助金事務局の事前審査を受け、登録されたITツールを販売するベンダー・サービス事業者のことを指します。

ITツールとしての登録要件

ITツールを登録するための要件としては、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領にて定義されているプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）の中のいずれか１つ以上に該当しなくてはならないという前提があります。

また、補助金申請を実際に行う際は、汎用プロセスのみでソフトウェアの申請をすることはできないため、実質的には「業務プロセス」の1つ以上に該当する必要がある、ということになります。

契約管理システムの補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金における契約管理システムは、通常枠（1プロセス以上）に当てはまり、この場合の補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内となります。

通常枠で150万円以上の補助を受けられるパターンもありますが、この場合は前述の「該当するプロセス数」が4プロセス以上でなければならないため、物件管理システムにおいて対象となることはほぼないものと考えられます。

また、補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）です。

まとめ

今回は、契約管理に関するお悩み解決に繋がるITツールとして、契約管理システムを導入したい事業者の方に対してはその機能やメリットについて、また契約管理システムを販売するベンダー・サービス事業者の方には、どのような条件であればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、ご紹介しました。

ただ、IT導入補助金の申請やITツールの登録においては、この記事だけではお伝えしきれない様々な要件や注意点が存在します。

補助金の申請をご検討中の事業者様や、ITツールの登録をしてみたいとお考えのITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人までご連絡ください。

G1行政書士法人では、IT導入補助金の交付申請をはじめ、採択後の実績・効果報告、IT導入支援事業者・ITツール登録など、これまでの実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき多様なサポートを行っています。

各種申請前の注意点・手続き説明や、交付申請時の申請内容の作成フォローまで、綿密なバックアップが可能ですので、お気軽にご相談ください。