「受発注業務を効率的に行いたいが、何から手を着けたら良いんだろう」
とお考えの事業者様、業務担当者様はいらっしゃいませんか。
そのお悩み、もしかするとIT導入補助金を活用したITツールの導入で、解決することができるかもしれません。
IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の受発注業務や購買業務におけるお悩みの解決（人的ミス削減、業務効率改善、省人化）につながるITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。
こうしたツールは一般的に受発注システムや購買管理システムなどと呼ばれていますが、その機能はメーカーにより異なります。
この記事では、受発注システムに興味がある事業者の方に対しては、当該システムがどのような機能やメリットを有しているのか、また受発注システムを販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どのような機能を備えていればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、ご説明していきたいと思います。
受発注システムの機能
受発注システムとは、文字どおり受注や発注における一連の業務を管理することができるシステムのことで、主な機能として以下のようなものが搭載されていることが多いです。
- 発注入力
- マルチチャネル
- 在庫管理
- 請求管理
発注入力
発注入力機能では発注したい商品の番号や納期、数量など、発注書作成に必要な情報をシステム上で自動入力したり、発注書の自動作成をしたりすることができます。
手動で入力する手間や、誤記などの人的ミスを削減できるため、発注業務における省力化や効率化を見込むことが可能です。
マルチチャネル
マルチチャネル機能とは、商品を販売している実店舗はもちろん、電話やメール、自社サイトなど複数の窓口（チャネル）で受発注を行うことができる機能のことを言います。
この機能の活用により、取引先ごとに発注手段が異なる場合でも、それぞれの発注の仕方を登録しておけば自動でその方法で注文をかけることができるため、確認や発注作業の手間が省け業務効率化に繋がります。
また受注業務においては、当該機能により注文を受ける経路の幅を広げることができ販売機会の拡大を見込むことができます。
さらに、それぞれの窓口の商品販売状況や出荷状況を一元的に管理できるため、大幅な労働生産性向上を期待できます。
在庫管理
在庫管理機能では、リアルタイムで在庫の状況を把握することができます。
在庫の数を即時かつ正確にシステム上で管理できるため、社内での情報共有円滑化を実現できるのはもちろん、「欠品している商品の注文を受けてしまった」「在庫が足りているのに余分に発注をかけてしまった」といった人的ミスを防ぐことができます。
請求管理
請求管理機能では、支払金額や入金期日といった受注後の請求に関する事項をまとめて管理し、またそれらの情報をもとに請求書の作成や送付を自動的に行うことができます。
人力での対応では煩雑化する傾向にあり、計算ミスなどが発生しがちな請求業務も、システム上で行うことでヒューマンエラーの防止や作業時間の短縮を図れるため、労働生産性向上に寄与します。
IT導入補助金の対象となる受発注システムの要件
IT導入補助金の対象となる受発注システムの要件には、IT導入支援事業者が提供し、かつ事務局に事前登録されたものでなければならないという大前提があります。
IT導入支援事業者とは、IT導入補助金事務局による審査を前もって受け、登録されたITツールのベンダー・サービス事業者のことを言います。
ITツールとしての登録要件
ITツールの登録要件に関しては、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領で定められているプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）のうちいずれか１つ以上に該当する必要がある、という前提が存在します。
また、実際に補助金申請を行う際は、汎用プロセスのみでソフトウェアの申請を行うことは認められないため、実質的には「業務プロセス」の中の1つ以上に該当する必要がある、ということになります。
受発注システムの補助額・補助率・補助対象経費
IT導入補助金における受発注システムは、通常枠またはインボイス枠（インボイス対応類型）のいずれかに該当します。
通常枠の補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内となり、これは、例えば200万円のITツールを導入したい場合、100万円まで補助を受けることができるということになります。
補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）があります。
次にインボイス枠（インボイス対応類型）の場合、インボイス制度に対応した会計・受発注・決済ソフトのうち2機能以上を有するツールについては補助額が350万円以下で（下限は無し）、1機能の場合は補助額50万円以下、補助率は約2/3以内となります。
この約2/3以内という数字に関しては、補助額50万円までの部分に関しては補助率3/4（小規模事業者の場合は4/5）、それ以上の部分については2/3となり、経費全体に2/3を掛けた金額とは異なるため、このような表記にしています。
例えば、会計・受発注・決済のうち1機能を搭載する40万円のITツールを中小企業の方が導入する際は30万円、小規模事業者の方の場合は32万円まで補助を受けることが可能です。
インボイス枠（インボイス対応類型）で補助対象となる経費は、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）や役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）、ITツールを使用するためのハードウェアなどが挙げられます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では、受発注業務や購買業務におけるお悩み解決に寄与するITツールとして、受発注システムに興味がある事業者の方に向けては、当該ツールにどういった機能やメリットがあるのかについて、また受発注システムを販売しているベンダー・サービス事業者の方には、IT導入補助金の対象となる条件や類型についてご紹介しました。
ですが、補助金の申請やITツールの登録においては、この記事でご説明した内容以外にも様々な要件や注意点が存在します。
これから補助金申請をされたい事業者様や、ITツールの登録をご検討中のITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人までご相談ください。
G1行政書士法人では、IT導入補助金の交付申請をはじめ、採択後の実績・効果報告やIT導入支援事業者・ITツール登録まで、豊富な実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき多様なサポートを行っています。
交付申請時の申請内容の作成支援から、各種申請前の注意点・手続き説明まで、綿密な対応でお力添えさせていただきます。
