「事務作業の省人化を推進し、本業に注力したい」

このような課題を抱えている介護業界の方はいらっしゃいませんか。

そのお悩み、IT導入補助金の活用によるITツールの導入で、解決可能かもしれません。

IT導入補助金では、中小企業・小規模事業者の方々の介護施設における業務改善に関する課題解決（一元化、業務効率化、省力化、人的コスト削減）に寄与するITツール（ソフトウェアやサービス等）が、補助の対象になっています。

このようなITツールは、一般的に「介護ソフト（介護システム）」などと呼ばれていますが、その機能はメーカーごとに多岐にわたります。

そこでこの記事では、ITツールを導入したい事業者の方に対しては、介護ソフト（介護システム）が有している機能の概要や利点について、またITツールを開発・販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どのような機能があればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、解説いたします。

介護ソフト（介護システム）の機能

介護ソフト（介護システム）に関して、様々なメーカーのソフトウェア・サービスに導入されている機能としては以下のようなものが挙げられます。

• 請求管理機能
• 利用者情報管理機能
• 勤怠管理機能
• 居室管理機能
• 備品管理機能

請求管理機能

請求管理機能では、各種請求書の作成や売上・入金に関する管理をシステム上で行うことができ、バックオフィス業務の効率化や手入力による人的ミスの削減などを図ることができます。

また、システム上で保管されている情報をもとに国保連合会への介護保険請求なども行えるため、煩雑化しがちな請求業務の省力化を実現することが可能です。

利用者情報管理機能

利用者管理機能では、施設やサービスの利用者に関する情報を一元的に管理することができます。

氏名や生年月日、住所、および連絡先といった基本的なデータをはじめ、介護保険や介護度、提供したサービスの内容など、多岐にわたる情報をまとめて把握できるため、利用者情報の確認に要していた時間を短縮することができます。

また、従業員間での情報共有も円滑になることから、労働生産性向上を見込めます。

勤怠管理機能

介護業においては24時間体制やシフト制で経営している事業者も少なくなく、その分従業員の出退勤状況の管理が複雑になる傾向があります。

そこで、介護ソフト（介護システム）の勤怠管理機能を使用することでシフト作成や出退勤時の打刻、勤務実績の管理などをシステムにて一括で行うことが可能になるため、勤怠管理にかける人的コストの大幅な削減を期待できます。

居室管理機能

居室管理機能では、介護施設における居室の状況を管理することができ、部屋の空き状況や、「誰がいつどの居室に移動したか」といった複雑な情報をリアルタイムで把握することが可能です。

そのため、「現在使用されている部屋に予約を入れてしまった」というミスはもちろん、「情報が古く誰かが利用済みだと勘違いしていたため、空室であるにも関わらず新規の予約を入れられなかった」という営業機会の損失の防止にも役立ちます。

備品管理機能

備品管理機能では、施設内で使用する備品の管理をすることができます。

介護施設においては様々な場所で数多くの備品を保管するケースが多いため、どの備品がどの場所にあるか随時把握する必要がありますが、備品管理機能により、このような備品の状況を一元的に把握できるため、備品管理にかける工数や確認に要する時間の削減が期待できます。

また、備品の残存状況もシステム上で可視化されるため、在庫の過不足を防ぐことも可能になります。

IT導入補助金の対象となる介護ソフト（介護システム）の要件

IT導入補助金の対象となる介護ソフト（介護システム）の要件としては、IT導入支援事業者が提供し、かつ事務局に事前登録されたものでなければならないという大前提があります。

このIT導入支援事業者とは、IT導入補助金の事務局の事前審査を受け、登録されたITツールのベンダー・サービス事業者のことを言います。

ITツールとしての登録要件

ITツールの登録要件として、ITツールに含まれる「ソフトウェア」が、ツール登録要領で規定されているプロセス（業務プロセスまたは汎用プロセス）の中のいずれか１つ以上に該当する必要があります。

また、実際に補助金申請を行う際は、汎用プロセスだけで申請を行うことはできないため、基本的には「業務プロセス」の1つ以上に該当しなければならない、ということになります。

介護ソフト（介護システム）の補助額・補助率・補助対象経費

IT導入補助金における介護ソフト（介護システム）は、通常枠もしくはインボイス枠（インボイス対応類型）に当てはまります。

通常枠は、労働生産性を向上させるための事業者ごとの課題やニーズに合わせたITツールの導入費用が補助の対象となる申請枠で、補助額は5万円以上150万円未満、補助率は1/2以内となっています。

これは例えば200万円のITツールを導入したい場合、100万円まで補助を受けることが可能である、ということになります。

補助対象となる経費としては、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費としてオプション（機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ対策実施にかかる費用）及び役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）が挙げられます。

一方、インボイス枠（インボイス対応類型）はインボイス制度に対応し、かつ「会計・受発注・決済」のいずれか1つ以上の機能を持つITツールが補助の対象となります。

会計・受発注・決済のうち1機能を有するITツールの場合の補助額は50万円以下、補助率は約2/3以内で、2つ以上の機能の場合補助額は350万円以下となっています。

※補助率については、補助額50万円までの部分は補助率3/4（小規模事業者の場合は4/5）、それ以上の金額部分については補助率が2/3となっており、経費全体に2/3を掛けた金額とは若干相違が生じるため、約2/3という記載にしています。

例えば、会計・受発注・決済の中の1機能を有する100万円のITツールを導入したい場合は、50万円まで補助を受けられる、ということになります。

インボイス枠（インボイス対応類型）では、ソフトウェア購入費やクラウド利用料、導入関連費と役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートに係る費用）およびソフトウェアを利用するためのハードウェアが補助対象となります。

まとめ

今回は、介護施設における業務改善に関する課題解決に資するITツールとして、介護ソフト（介護システム）を導入したい事業者の方に対しては、当該ツールがどのような機能や利点を有しているのか、また介護ソフト（介護システム）を販売しているベンダー・サービス事業者の方には、どういった機能があればIT導入補助金の登録対象となり得るのか、ご紹介しました。

しかし、IT導入補助金の申請やITツールの登録に関しては、今回お伝えした内容以外にも様々な要件や、ご注意いただきたい点がございます。

ですので、IT導入補助金の申請をお考えの事業者様や、ITツールの登録をご希望のITベンダー・サービス事業者の方は、ぜひG1行政書士法人までご相談ください。

G1行政書士法人では、確かな実績（採択件数4,451件、2023年採択率91.6％）に基づき、IT導入支援事業者・ITツール登録から、交付申請、採択後の実績・効果報告まで、多岐にわたるサポートを行っています。

各種申請前の注意点・手続き説明から、交付申請時の申請内容の作成支援まで、綿密なフォローが可能ですので、お気兼ねなくお問い合わせください。