保育業界は、深刻な人手不足、多岐にわたる職務、そして厳しい労働条件という複数の課題に直面しています。特に保育士が直面する仕事量の多さは、子どもとの直接的な関わり以外にも多くの業務が存在することが原因です。保護者とのコミュニケーション、行事の準備、おもちゃの消毒、連絡帳の記入など、終わりのないタスクの連続…そのため、業務時間内で全てを終えるのが困難となり、一部の業務を持ち帰って自宅で行う、昼休みを返上して事務作業をするといった状況も生じています。
さらに、子どもたちがいる間は絶えず注意を払わなければならず、休む間もなく業務をこなさなければなりません。このような状況は、保育士にとって大きな負担となっている状況です。
課題の解決には、限られた経営資源をどう配分し、生産性を高めていくかがカギになりますが、IT導入時にG1行政書士法人がよくお聞きする課題としては、「資金」「人材」「情報収集」などが挙げられます。
これらの課題に対して活用できるのが、IT導入補助金です。負担金額を抑えられるだけでなく、IT導入支援事業者として登録されたITベンダーが、導入ツールの相談から補助金申請、導入後のサポートまで一元的に対応する仕組みになっているため、リソースに不安のある事業者様も安心して導入が可能です。
さらに、ITツールの販売を行う企業様にとっても、T導入支援事業者／ITベンダー登録をすることで、補助金の活用を提案し、顧客の導入意欲を高めることができ、大きな魅力となります。
このページでは、当法人が実際にサポートし採択された事例をもとに、IT導入補助金の活用例をご紹介します。
認定こども園の保育ICTシステム採択事例
令和2年度補正予算(2021年)ＩＴ導入補助金を活用した事例を紹介しています。
今回は、こども園から中学校、高等学校、短期大学を運営する学校法人様で、当時コロナ禍ということもあり、職員同士の接触を最小限に抑えながらも事務の効率化やペーパーレス化、保護者様や園職員の負担軽減、さらには、保育の質の向上を目指すべく、ICTシステム導入に踏み切られた事業者様の事例です。
都道府県：佐賀県
業種：学校法人（幼保連携型認定こども園など）
従業員数：239人
事業年数：50年以上
直近の収益状況：営業黒字
事業上の強み
多くの卒業生が保育士として活躍しており、特徴的な保育方針と方向性を深く理解した保育士が、その経験を生かし、子どもたちの健やかな成長をサポートしていることを強みとされています。また立地も非常によく、地域コミュニティとの密接な関係を築いていることにより、子どもたちに安全で快適な環境を提供できるとともに、保護者にとってもアクセスしやすく便利で信頼性の高い、地域に根ざした保育サービスが提供できていることも大きな特徴です。
事業上の強みポイント
法人全体として共有している特徴的な保育方針と方向性を理解した保育士により、質の高い保育が提供され、これにより子どもたちの健やかな成長をサポートできる、地域に根ざした保育サービスの提供が大きな強みとなっています。
導入目的
迅速な情報共有と事務作業の効率化を実現する保育ICTシステム導入
課題内容
保育園と幼稚園と棟が分かれている事から、職員同士の情報共有・コミュニケーションを行うにあたり移動によるロスが発生するため、細やかな情報共有の優先順位が低くなる傾向にありました。そのため、情報共有がタイムリーに行われず、連絡忘れ・行き違いのトラブル対応に時間が割かれるなどの二度手間になるなど、業務効率の低下に繋がっていました。また日誌・指導計画などの手書き及び保育料の請求書手続きをアナログ管理していたため、担任の負担が増加してしいたことも大きな課題でした。
保育ICTシステムで解決できる課題ポイント
「日誌・指導計画」の作成を職員間で共有し、特定職員の負担を軽減させます。また、保育料の請求は手計算から自動化へと移行し、手間を削減し、クラウドシステムを活用して、タブレットでどこでも作業可能なテレワーク環境を構築し、効率的に業務を遂行し、労働生産性の向上が期待できます。
【その他、保育業界のお客様からよく聞くお悩み・課題例】
- 報告や情報共有のための集計作業、転記、保護者への連絡などが、慢性的な残業につながっている
- 業務負担が重く、職員が時間的・精神的にゆとりを保てない
- 請求や監査対応など、正確性が要求される業務に膨大な時間を要している
- 日常業務に時間がかかり、思うように新しい取り組みができていない
- 運営施設が増えるごとに管理負担が増え、事業拡大のハードルになっている
課題解決内容
上記のような、情報のアナログ処理・管理によって発生する対応遅れや業務負担増加といった課題に対し、デジタル化やクラウド化が進んでいない状況にありましたが、特定職員（担任）の作業を他の職員に分散する事で子供への教育時間に充当させ、保育の質を最大限高め、安心感・満足感をより向上させられるよう、ＩＴ導入補助金を活用し、保育ICTシステムの導入に向けて取り組みを前進させる事が可能となりました。
保育ICTシステムのポイント
保育業務に特化したICTシステム導入により、資料作成・管理のクラウド化や、請求・集金（決済）管理のオンライン化が実現し、入力・書類作成工数削減による時間短縮と、非対面でも円滑なコミュニケーション・業務遂行が可能になりました。
導入にあたっては、パソコン操作に不慣れな方でもスムーズに業務に取り入れられるよう、扱いやすいデザイン、わかりやすいマニュアル、充実した研修・サポートが用意されているシステムを選ぶことが、目指した導入効果を得るための重要なポイントになります。また、外部システムとのデータ連携が可能なシステムであれば、会計や労務管理に関する専門家との連携も非対面化・効率化が可能になります。
今回のIT導入支援事業者様について
G1行政書士法人では、IT導入補助金の申請に必要な様々な情報作成や手続きについてサポートする際、IT導入支援事業者様のニーズもしっかりとヒアリングし、柔軟な対応を心がけています。
今回のITベンダー様も、顧客への補助金の効率的な利用提案から、必要書類や申請書の確認に至るまでの補助金申請についてのサポートを円滑に行えるか、当初は不安を抱えていらっしゃいました。
そこで当法人からは、申請スケジュールに沿ったご案内と、ご質問やご相談に対しては都度対応させていただくことにより、スムーズに申請手続きを進めることができ、申請者である事業者様にもお喜びいただくことができました。また、補助金採択後には、経験に基づいた具体的なアドバイスを受けられことを、高くご評価いただきました。
当法人はニーズに合わせた的確なサポートを提供することで、お客様にご満足いただけるよう努めています。
まとめ
この事業者様は、特色ある保育方針に基づき、それに対する深い理解のある多数の保育士により質の高い保育を提供し、子どもたちの成長をサポートしていますが、複数の施設を運営する中で、情報のアナログ処理による業務負担増加と対応遅れの課題なっていました。
そこで、これらを対処するために日常業務のICT化を進め、効率化を図りながら保育サービスの品質と職員の労働環境の改善を目指し、IT導入補助金を活用した事例です。
G1行政書士法人では、IT導入補助金を活用して事業の発展を目指す事業者様とITベンダー様の双方に対して、IT導入補助金の採択へ向けた細やかな申請サポートを行っています。これまでの3,000社以上の採択事例をもとに、手続きや要点を分かりやすくご説明し、お手伝いいたします。ご相談があればぜひお気軽に、お問い合わせください。
