少子高齢化による人手不足は業界を問わず大きな課題ですが、特に保育業界においては、高い離職率と新規人材確保の困難さにより、深刻な課題になっています。その原因には、他の業界と比較して給与が低い傾向にあることや、それに対する仕事の負担の重さ、労働時間の長さが挙げられます。少子化が進む中、子どもを産み育てやすい環境整備の重要な役割を担う保育事業者の方々ですが、その事業者の方々自身も人手不足に悩み、他方で園児の数に対する保育士の配置基準も厳しくなるなど、困難な状況が続いています。
課題の解決には、限られた経営資源をどう配分し、生産性を高めていくかがポイントになりますが、その手段のひとつとしてIT導入が挙げられます。ただ、小規模企業様や個人事業主様から当サイトを運営するG1行政書士法人へ寄せられるたくさんのご相談の中でも、「資金面」「人材面」「情報収集面」の問題で、IT導入が容易でないという声をよくお聞きします。
この問題のソリューションとして、導入費用の削減に「IT導入補助金」の活用があげられます。補助金を利用する事業者の方にとっては、補助金の申請から導入後まで一元的にサポートを受けることができ、人材面、情報収集面においても負担の軽減が期待できます。
また、ITツールを販売する事業者様は「IT導入支援事業者／ITベンダー」にご登録いただくことで顧客へ補助金活用の提案ができるようになり、販売促進につなげることが可能です。
このページでは、当法人が実際にサポートし採択された事例をもとに、IT導入補助金の活用例をご紹介します。
保育施設の保育業務支援システム導入採択事例
令和2年度補正予算(2021年)ＩＴ導入補助金を活用した事例を紹介しています。
今回は、小規模の認可保育施設を運営する株式会社様が、施設の新規開設のタイミングで保育業務支援システム導入に踏み切られた例をご紹介します。当時コロナ禍ということもあり、業務効率化だけでなく、テレワーク環境の構築も目指した取り組みになっています。
都道府県：静岡県
業種：児童福祉事業（保育施設）
従業員数：25人
事業年数：30年以上
直近の収益状況：営業赤字
事業上の強み
施設での保育方針として、子どもの自発的な学び・活動をサポートする教育方法を取り入れられており、その考え方を元にした教材や知育玩具をそなえ、保護者の方々からも評価の高い保育サービスを提供されています。また、保育歴平均10年以上の経験豊富な職員が、互いに緊密に連携を取りながら保育・教育に取り組んでおり、全職員が一丸となって園児に十分なフォローを行うことができることも強みです。
事業上の強みポイント
施設の明確な教育方針に基づき、経験豊富な職員が連携して子どもたちの保育・教育を行うことにより、職員同士も互いに学び合い、トラブル時なども一人で抱え込むことなく円滑に対応可能なことが、事業の上の大きな強みになっています。
導入目的
現場業務の時間短縮・手間削減が可能な
保育業務支援システム導入
課題内容
現場の保育士全般的にパソコン操作のノウハウがなく、様々な書類（日誌、指導計画、園だよりなど）が全て手書きの状態で、管理効率が非常に悪い状態でした。また、オンラインでの情報発信媒体がなく、園児募集も口コミのみの状況であったため、今後運営施設を増やすにあたり、新たなコミュニケーション方法の導入が必要でした。
保育業務支援システムで解決できる課題ポイント
保育施設向け業務支援システムの導入により、保護者との連絡やその記録、帳票書類の管理、請求管理など、様々な手続きがオンラインでできるようになります。これにより、工数を大幅に削減できるだけでなく、自宅でも作業が出来るテレワーク環境の構築にもつながります。オンラインに蓄積したデータを活用し、既存の園児の保護者への情報共有や、園児募集時の情報発信も容易になります。
【その他、保育業界のお客様からよく聞くお悩み・課題例】
- 報告や情報共有のための集計作業、転記、保護者への連絡などが、慢性的な残業につながっている
- 業務負担が重く、職員が時間的・精神的にゆとりを保てない
- 請求や監査対応など、正確性が要求される業務に膨大な時間を要している
- 日常業務に時間がかかり、思うように新しい取り組みができていない
- 運営施設が増えるごとに管理負担が増え、事業拡大のハードルになっている
課題解決内容
上記の通り、日誌、指導計画、園だよりなどを手書きで行っていることによる管理の非効率や、情報発信・コミュニケーションツールの不足といった課題に対し、現場のデジタル化対応への不安や資金面などから、なかなか取り組みを進められないという状況にありました。しかし、ＩＴ導入補助金の活用を機に、保育士の「休憩が取れない・有給が取れない」という問題を長期的に解消し、結果的に子供に対する保育の時間・質を最大限高めていくため、保育業務支援システムの導入を進める事となりました。
保育業務支援システムのポイント
保育に特化した業務支援システム導入により、資料作成・管理のクラウド化や、請求・集金（決済）管理のオンライン化が実現し、入力・書類作成工数削減による時間短縮と、テレワーク環境の構築、情報発信の円滑化につながりました。
導入にあたっては、パソコン操作に不慣れな方にも負担になりすぎないよう、使いやすい設計、マニュアル、研修・サポートが用意されているシステムを選ぶことが、期待した導入効果を得るための重要なポイントになります。また、外部システムとのデータ連携が可能なシステムであれば、会計や労務に関する専門家との連携も非対面化・効率化が可能になります。
今回のIT導入支援事業者様について
G1行政書士法人では、IT導入補助金の申請に必要な様々な情報作成や手続きについて、IT導入支援事業者様のニーズも事前にお伺いした上で、柔軟なサポートを心がけています。
今回のITベンダー様も、社内の体制として、補助金申請に必要なサポートを円滑に行えるか、当初は不安を感じていらっしゃいました。
そこで当法人からは、申請のステップに合せた手続きを予めご案内する一方、ご質問やご相談に対して都度対応させていただくことで、スムーズに社内体制を構築し、手続きを進めていただくことができました。また、結果として補助金の採択が決定したことについても、お客様の満足度向上につながったとご評価をいただきました。
当法人は、IT導入支援事業者様のお悩みやご要望に合わせた的確なサポートを提供することで、ご満足いただけるよう努めています。
まとめ
こちらの事業者様は、特徴的な保育方針に基づき、経験豊かな職員の方が連携して現場対応を行うことで、保護者の方々からも評価の高い保育サービスを提供されていましたが、書類のアナログ作成・管理による業務の非効率が課題になっていました。また、認可保育施設の新規開設にあたり、園児募集のための情報発信方法にも新たな取り組みが必要でした。
そこで、これらの日常業務をデジタル化・クラウド化できる保育業務支援システムを、IT導入補助金を活用して導入された事例となります。
本システムの導入により園内業務を効率化し、保育士の負担を軽減しつつも、子どもに対する保育・教育時間を更に増加させ、よりよいサービス提供につなげていきたいと、将来の目標を掲げていらっしゃいました。また、会計や勤怠システムとのデータとの連携も可能になるため、現場の日常業務の効率化だけでなく、経営管理強化による組織としての生産性向上も目指しておられます。
当サイトを運営するG1行政書士法人は、IT導入補助金を活用して「事業を拡大・安定化したい」「新しい事業に取り組みたい」と考えている企業様とITベンダー様を繋ぎ、採択に向けてIT導入補助金の申請を支援しています。3,000社以上の採択事例をもとに、丁寧にサポートいたします。ご相談は何なりと、遠慮なくお問い合わせください。
