日本のデザイン業界は、徹底したこだわりやそれを叶える繊細かつ卓越した技術力から国内外で高い評価を得ています。
一方、AIやITツールといったテクノロジーの導入が遅れている事業者がいたり、地方では若手デザイナーの成り手が少なく、高齢化が進んでいるなど、時勢の変化に伴う影響を受けている業界でもあります。
当サイトを運営するG1行政書士法人でも、IT導入時に「費用」「人手」「情報集め」といった点で難航することが多いというご意見を、小規模企業様や個人事業主様からよくお伺いします。
こういった問題への解決策として、当法人がおすすめしているのがIT導入補助金です。
当該補助金を活用することで、ITツール導入時の支出を減らせるだけでなく、補助金申請や各種報告に関するサポートもIT導入支援事業者からワンストップで受けられるため、事業者様のご負担を抑えることが可能になります。
また、ITツールを販売する事業者様にとっても、IT導入補助金は販路創出のための有効な施策となり得ます。「IT導入支援事業者／ITベンダー」に登録することで、顧客が自社の製品を購入する際に補助金の利用を提案できるようになるためです。
このページでは、当法人が実際にサポートし採択された事例をもとに、IT導入補助金の活用例をご紹介します。
デザイン事務所の受発注管理ツール導入採択事例
IT導入補助金2024を活用した事例を紹介していきます。
今回は、受発注業務に関する情報を一元管理できていないため無駄が多く、またインボイス制度にも十分な対応ができていないと悩んでいた事業者様が、受発注管理のプロセス改善とデジタル化を進めるために、IT導入補助金を活用し受発注管理ツール導入に取り組まれた事例です。
業種：デザイン事務所
従業員数：0人
事業年数：2年
直近の収益状況：営業赤字
事業上の強み
ホームページからロゴやグラフィックデザイン、動画まで、様々なコンテンツのデザイン・制作に対応されている事業者様です。
事業上の強みポイント
デザイナーはもちろん、コーダーやフォトグラファー、コピーライター、動画制作者など、幅広い外部業者と連携を強化することで、お客様の希望するデザインを細かく再現することに成功しておられます。
導入目的
受発注・決済管理の工数削減とインボイス対応のために
受発注管理ツールの導入
課題内容
受注業務を様々なツールでアナログにて管理しているため効率が悪く、またクライアントとのやり取りに必要以上に時間がかかり余計な工数が生じていました。さらにインボイス対応も徹底しているとは言えない状況で、決済や請求業務に改善の余地がある状況でした。
受発注管理ツールの導入で解決できる課題ポイント
受発注管理ツールを導入することで、受注・契約状況を一つのツールに集約できるようになり、管理に割く工数やクライアントとのコミュニケーションコストを低減することが可能になります。
また、お客様への請求業務に関しても、インボイス制度に対応したWEB決済へシフトすることで決済状況が顧客情報と自動的に紐づけられるため、経理業務の効率化に繋がります。
こういった事務作業を改善し、工数を削減することによって、より本業に注力しブラッシュアップを図れるようになるため、労働生産性ならびに売上の向上を期待できるようになります。
【その他、デザイン業界のお客様からよく聞くお悩み・課題例】
- デザインの価値への理解が浸透していない業界も多く、クライアントとの価格交渉が難航することがある
- WebデザインツールやAI技術の発展についていけないデザイナーがいる
- 文化や価値観が多元化しており、デザイン制作時にも様々な配慮が求められる
- 国外のデザイナーやプラットフォームとの競争が激化している
課題解決内容
上記のように、受注業務や取引先の情報管理などに余計な工数がかかってしまっている状況でしたが、『受発注・決済業務の強化及びインボイス制度への対応強化』という目標達成と現状の課題克服への足掛かりとして、IT導入補助金を活用し、受発注管理ツールの導入に取り組むことになりました。
受発注管理ツール導入のポイント
受発注管理ツールは、受注管理・売上管理・顧客管理・請求管理といったバックオフィス業務の合理化、および受発注・決済のデジタル化などに寄与するツールです。情報がツール上に集約されるため現状の受注や契約の状況が一目瞭然となり、条件を絞り込んで細かく検索することも可能です。また、通知機能などもあるため、契約締結待ち案件の遺漏防止等にも役立ちます。
さらに、オンライン決済にも対応しておりクレジットカード等を用いた電子決済が可能となるため、継続的に支払が必要な定期購入サービスなどにおいても、手作業で発生しがちな請求漏れや回収漏れといった不備をなくせることから、業務プロセス全体の効率化と利益の維持を期待できます。
今回のIT導入支援事業者様について
今回のITベンダー様は、かねてよりIT導入支援事業者としての活動をされていたものの、事務局へのツールの登録や実際の応募といった作業や、採択率の向上を図りたいとお考えになり、当法人にご相談いただきました。
そこで、当法人からはITツールとして登録が行える機能の内容や、有効なシステムの活用方法などの提案やフォローを行い、ITツールの登録が完了後も、申請者へのヒアリングや申請内容の作成をサポートさせていただきました。
このように当法人の豊富な採択実績と知見に基づいた支援をさせていただいた結果、「専門家ならではのフォローをしてもらえたおかげで、採択率が以前よりも上がった」とITベンダー様から貴重なお言葉を頂くことができました。
まとめ
今回は受注業務やクライアントの情報管理が効率的に行えていないという課題を解決するべく、受発注管理ツール導入を目的としてIT導入補助金を活用した事例をご紹介しました。
受注に関する情報を一元化し、外部業者との連携をスムーズにすることで将来的に売上や労働生産性の向上に役立てることができるため、顧客対応や納期の短縮に繋げていきたいと仰せでした。
G1行政書士法人では、IT導入補助金を利用して新規事業の立ち上げや経営の安定化を図る企業様とITベンダー様を仲介し、IT導入補助金の採択を実現するためのサービスを提供しています。
「補助金を使ったことが無いので不安」という方にも、過去4,500社以上の充実した採択実績をもとに、わかりやすくご説明し、お手伝いさせていただきます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
