日本の音楽教授業界は、音楽教育が学校のカリキュラムに組み込まれているため、多くの学生が音楽を学び、触れるきっかけを持てる環境があり、音楽大学や専門学校など音楽の専門教育の環境も充実しています。一方で、地域格差により専門技術を持った音楽教師が不足している地域の増加や、必要な楽器や設備の購入・維持には多額の費用がかかり、特に小規模な学校や教室では資金不足が大きな問題になるなどの課題も顕在化している業界です。
当サイトを運営するG1行政書士法人が多くの小規模企業様や個人事業主様からお伺いする声としてもIT導入時に「資金面」「人材面」「情報収集面」で困難を感じるという内容が多く挙げられます。
IT導入補助金を活用すれば、導入費用を抑えるだけでなく、補助金申請や各種報告に関するサポートも一貫して受けられるので、事業者様が感じる困難やご負担を軽減することができます。また、「IT導入支援事業者／ITベンダー」に登録することで顧客に補助金の利用方法を提案できるため、IT導入補助金はITツールを販売する事業者様にとって販促の一つの手段となります。
このページでは、当法人が実際にサポートし採択された事例をもとに、IT導入補助金の活用例をご紹介します。
音楽教室の受発注管理ツール導入採択事例
IT導入補助金2024を活用した事例を紹介していきます。
今回は、現在200人以上いる生徒さんの情報や月謝を手作業で管理しているため工数過多であり、また、インボイス対応も不十分である状況に悩んでいる事業者様が、生徒情報や月謝管理の工数削減とデジタル化に取り組むために、IT導入補助金を活用して受発注管理ツールを導入された事例です。
業種：音楽教室
従業員数：3人
事業年数：5年
直近の売上傾向：前年度60％増加
直近の収益状況：営業赤字
事業上の強み
ターミナル駅から徒歩すぐに教室があり、生徒さん一人ひとりの教室に来たきっかけや目的などの声を大切にした、アットホームな音楽教室を運営している事業者様です。
事業上の強みポイント
多くの専門家やトレーナーと連携してレッスンを開催しており、固定のトレーナーから学びたい方でも、色々なトレーナーから学びたい方でも生徒さんの希望に対応してレッスンを開催していらっしゃいます。また、ボーカル、ピアノ、フルート、ギター、ダンスなど音楽関係の様々なレッスンコースを用意しており、十人十色の生徒さんの思いを叶えていることが事業上の大きな強みになっています。
導入目的
受発注・決済管理の工数削減とインボイス対応のために
受発注管理ツールの導入
課題内容
現在200人以上いる生徒さんの履歴や情報、月謝などはスプレッドシートを使用して手作業で管理しているため、入力や情報を探すのにも時間がかかっており、さらに月謝の回収漏れやインボイス対応も不十分であるなど、情報管理と請求が非効率かつ工数過多になっている状況でした。
受発注管理ツールの導入で解決できる課題ポイント
受発注管理ツールを導入することで、生徒情報や履歴などの利便性が向上するため、事務処理の工数を大幅に削減でき、また、月謝請求をインボイス制度に対応したWEB決済へ移行することで決済状況が生徒情報と自動で紐づくため、月謝管理の効率化や回収漏れの抑制にもつながります。これらの効率化・工数削減によって、さらに生徒さんを増やすことができるため、売上や労働生産性の向上に期待できます。
【その他、音楽教授業界のお客様からよく聞くお悩み・課題例】
- 高いレベルの専門技術を持ち、教えることもできる人材の確保が難しい
- 必要な楽器や設備の購入・維持に多額の費用がかかるため、資金が不足する
- 人件費の高騰により利益が圧迫されている
- 月謝の回収は手渡し回収という昔ながらの慣例から抜けられていない
課題解決内容
上記のように、生徒さんの履歴や情報、月謝などの管理が工数過多になってしまっている状況でしたが、『受発注・決済業務の強化及びインボイス制度への対応強化』という目標と課題解決への足掛かりとして、今回IT導入補助金を活用し、受発注管理ツールの導入に取り組むことになりました。
受発注管理ツール導入のポイント
受発注管理ツールは、顧客に関する情報や履歴管理の効率化、受発注・決済のデジタル化などの実現が可能になるツールです。顧客ごとに顧客自身が操作可能なアカウントを発行できることにより、本人情報の変更などは顧客自身で操作し変更してもらうことができるため、やり取りの手間が削減でき、受発注情報もリアルタイムで反映されます。また、アカウントを利用したWEB上のオンライン決済も可能になるため、決済状況の把握や管理工数の削減にもつながります。さらに、決済はサブスクリプション型（毎月固定月額の決済）にも対応しているため、都度手作業で行うと発生することがある請求漏れ・回収漏れの抑制にもつながるなど、様々な角度から効率化や課題解決が実現可能になるツールです。
今回のIT導入支援事業者様について
今回のITベンダー様は、以前よりIT導入支援事業者として活動されていましたが、採択率やITツールの登録に悩まれており、当法人でサポートを行うこととなりました。どのような機能や活用方法であればITツール登録が可能になるかなどの提案や、ITツール登録が完了したあとは、より採択へつながるよう申請者へのヒアリングや申請内容の作成サポートもご依頼いただきましたので、多数の採択実績やノウハウをもとに対応させていただき、自社対応していた時より採択もらえるようになったという嬉しいお言葉も頂戴しました。
まとめ
こちらの事業者様は多くの専門家やトレーナーと連携してボーカル、ピアノ、フルート、ギター、ダンスなど様々なコースがある音楽教室を運営していますが、多数の生徒さんの情報や月謝を手作業で管理しているため工数過多であるという課題解決に向けて、受発注管理ツールを導入するためにIT導入補助金を活用した事例をご紹介しました。
生徒さんの情報や月謝管理の工数削減および回収漏れなどの課題を解決することで、売上や労働生産性の向上に期待ができるため、さらに多くの生徒さんに利用してもらえるよう新たな教室を増やしていきたいとおっしゃっていました。
当サイトを運営するG1行政書士法人ではこのように、IT導入補助金の活用で事業を拡大したい、安定化させたい、新たな事業に取り組みたいという事業者様と、それを支援するITベンダー様をつなぎ、IT導入補助金の採択を実現するためのサポートをさせていただいております。のべ4,500社以上の採択事例をもとに、わかりやすくご説明、ご支援いたしますので、お気軽にご相談ください。
